För att undvika att fakturor bokförs på en stängd period behöver ni tala om för systemet vilka datum det är som gäller.
Detta görs via ett antal systemparametrar i administrationsverktyget Systemkonfiguration - Systeminställningar - Funktioner.
Inställningarna kan göras för hela systemet eller för enskilda bolag.
Inställning av datum för Bokföringsperiod
Första datum i aktuell period
- Parameter: MinAccountingdate
Används för att ange ett lägsta tillåtna bokföringsdatum, d.v.s. första datum i aktuell period. Faktura som skickas för preliminär- eller definitivbokning med bokföringsdatum som är äldre än MinAccountingDate kommer att skickas till Ankomstregistrering eller Utredning med meddelande att bokföringsdatumet är felaktigt.
Automatisk ändring av bokföringsdatumet på fakturan kan ställas in med hjälp av parametrarna beskrivna längre ner i artikeln.
Sista datum i aktuell period
- Parameter: MaxAccountingDate
Används för att begränsa hur långt framåt i tiden som bokföringsdatum får sättas på en faktura. Om bokföringsdatumet ligger längre fram i tiden än vad parametern säger skickas fakturan till Ankomstregistrering eller Utredning med meddelande att bokföringsdatumet är felaktigt.
Liknande inställningar kan även göras för periodiseringar, läs mer om detta i artikeln Inställningar för periodiseringar.
Automatisk ändring av bokföringsdatum
Observera!
Om ni använder preliminärbokning så varierar det mellan ekonomisystem vad som är tillåtet att ändra på fakturor som har blivit preliminärbokade. Rådgör med er ekonomisystemskonsult om vad som är tillåtet för er.
Ändra bokföringsdatum i stängd period
- Parameter: ChangeBookingdate
Används för att styra om systemet ska ändra fakturans bokföringsdatum i samband med preliminär- eller definitivbokning, i de fall där bokföringsdatum är äldre än parametern för MinAccountingDate (d.v.s. att fakturans bokföringsdatum infaller i stängd period)
Om parametern är satt till Ja kommer fakturans bokföringsdatum att ändras till första lediga datum i nästa öppna period. OBS! Detta innebär att när MinAccountingDate ändras kommer fakturor som är preliminärbokade få ett annat bokföringsdatum för definitivbokning.
Annat standarddatum än importdatum som bokföringssdatum
- Parameter: DefaultAccountingDate
Används för att sätta ett förslag på bokföringsdatum för importerade fakturor. Om parametern saknar datumvärde kommer systemet att ange dagens datum (d.v.s. importdatum) som bokföringsdatum på fakturan. Alternativet är att ange ett annat datum i parametern som då sätts som föreslaget bokföringsdatum. Användbart vid periodskiften då de flesta fakturorna som inkommer i början av ny period ska ha sista datum i föregående period som bokföringsdatum.
Ändra till dagens datum vid definitivbokning
- Parameter: UseCurrdateForBookingdate
Används vid definitivbokning för att styra de fall där fakturans bokföringsdatum är äldre än MinAccountingDate dvs. infaller i stängd period. Om parametern är aktiverad kommer systemet att istället ange dagens datum som fakturans bokföringsdatum.
Ändra inställningar
För att ändra en parameter så klickar du på den i listan under Systemkonfiguration - Systeminställningar - Funktioner och ett formulär liknande detta öppnas
Bocka i den övre rutan om inställningen ska gälla endast i detta bolag, om inställningen ska gälla i hela systemet lämnas rutan tom.
Bocka i den nedre rutan för att aktivera parametern. På vissa formulär finns ett textfält med rubriken Parametervärde istället för en kryssruta, där ska datumet skrivas i formen ÅÅÅÅ-MM-DD.
Redigera bokföringsdatum på fakturan
Bokföringsdatumet på fakturan är alltid redigerbart i Ankomstregistrering.
Om preliminärbokning inte används är det redigerbart även i Utredning.
Vill ni kunna redigera detta i andra steg är det dessa parametrar som behöver vara satta till Ja
| Parameter | Beskrivning |
|---|---|
| AllowEditBookingdate | Används för att konfigurera när/om fältet för bokföringsdatum ska vara öppet för redigering. Om prelbokning används behöver parametern vara Ja för att kunna redigera bokföringsdatum i Utredning. Underalternativ för parametern är att välja i vilka steg (kontering, sakgranskning och attest) fältet ska vara redigerbart. Detta går även att ställa in i parametrarna AllowEditBookingdateInAllocation, AllowEditBookingdateInAttest samt AllowEditBookingdateInInspect. Om parametern sätts till Nej blir fältet för bokföringsdatum utgråat och går inte att ändra i andra steg än Ankomstregistrering om man kör prelbokning och Ankomstregistrering och Utredning i övriga fall |
| AllowEditBookingdateInAllocation | Används för att konfigurera om det ska gå att ändra bokföringsdatum i konteringssteget. Går även att ställa in via parametern AllowEditBookingdate. Om parametern sätts till Nej blir fältet utgråat och går inte att ändra. |
| AllowEditBookingdateInAttest | Används för att konfigurera om det ska gå att ändra bokföringsdatum i atteststeget. Går även att ställa in via parametern AllowEditBookingdate. Om parametern sätts till Nej blir fältet utgråat och går inte att ändra. |
| AllowEditBookingdateInInspect | Används för att konfigurera om det ska gå att ändra bokföringsdatum i sakgranskningssteget. Går även att ställa in via parametern AllowEditBookingdate. Om parametern sätts till Nej blir fältet utgråat och går inte att ändra |