Allmänt
På inkommande fakturor kan olika begrepp skannas och tolkas i syfte att användas för att identifiera leverantören. Normalt gäller plusgiro eller bankgiro som standard-begrepp för leverantörsidentitet i ekonomisystemets leverantörsregister. För utländska leverantörer används andra typer av begrepp från fakturan såsom VAT-nummer, bankkontonummer alternativt andra unika begrepp.
Under administrationsverktygets huvudmeny Systemkonfiguration under menyalternativet Import - Leverantörsidentiet sker konfiguration av de fält på fakturan och i leverantörsregistret som ska används för att matcha inkommande fakturor mot resp. leverantör.
Funktionen används i huvudsak i samband med installation och grundläggande konfiguration av systemet. När väl detta är konfigurerat en gång behöver funktionen sällan eller aldrig ändras.
Syftet är att systemet ska kunna nyttja samtliga 3 identifieringsfält på inkommande faktura, att matcha mot de 4 befintliga fria fält på leverantören i leverantörsregistret för att hitta rätt leverantör till fakturan.
För att visa befintliga definierade Leverantörsidentitetsbegrepp i systemet, välj funktionen Import - Leverantörsidentitet och klicka på Visa. Följande formulär visas:
De fem raderna av typen "Fält i Supplier" används för att definiera de fält på leverantören i leverantörsregistret som kan användas vid matchning av fakturor.
Fälten är:
- LeverantörsID: utgörs normalt av ett löpnummer alternativt leverantörens plusgiro/bankgiro i ekonomisystemets leverantörsregister.
- SupplierNo1-4: valfritt fält att fylla med information från ekonomisystemets leverantörsregister. T.ex. kan leverantörens organisationsnummer, plusgiro, bankgiro, VAT nummer etc. läsas in här via integrationen med ekonomisystemet.
De tre raderna av typen "Fält i ImportSupplier" representerar de tre fält med leverantörsinformation som tolkats på fakturan och som standardmässigt stöds vid import av fakturafiler för identifiering av fakturans leverantör. Värden kan förekomma i samtliga tre fält och dessa definieras normalt som plusgiro, bankgiro, organisationsnummer.
Ändring av rubriker på leverantörsfälten
För att förtydliga vad respektive fält innehåller både på leverantör och faktura kan detta konfigureras via funktionen Leverantörsidentitet enligt följande:
- Klicka på respektive begrepp som ska rubriceras om, följande formulär visas:
- Ändra namn och beskrivning för fältet till fastställda innehållet, t.ex. Plusgiro.
- Klicka på Spara för att spara ändringen.
- Upprepa med övriga fält enligt fastställd konfiguration.
Konfiguration av matchning av faktura mot rätt leverantör
Via fliken Leverantörsmatchning kan systemet konfigureras för hur logiken avseende matchning av inkommande fakturor mot leverantörsregistret ska fungera.
Klicka på fliken Leverantörsmatchning och välj Visa. Befintlig konfiguration visas och namn och ordning kan därför variera.
Rubrikerna i formuläret representerar
- Prioritet: Dvs. i vilken prioritetsordning som systemet ska försöka utföra matchning av fakturorna mot leverantörerna.
- VendorNo1-3: Motsvarar de fält av typen "Fält i ImportSupplier" på fliken Leverantörsidentitet och kan därför heta annat om namnändring gjorts på dessa.
Rubrikerna representerar de tre fält med tolkad information som finns i filen för en importerad faktura och ska användas för att identifiera en unik leverantör.
En eller flera rader kan skapas i listan för att visa i vilken ordning matchning av inkommande fakturor ska ske mot leverantörsregistret. Obegränsat antal matchningsalternativ i prioritetsordning kan skapas.
Systemet söker sedan en unik matchning genom fälten för att matcha fakturan mot rätt leverantör.
Det kan exempelvis se ut så här:
En faktura kommer in med tre tolkade värden för leverantör, "VendorNo1", "VendorNo2" och "VendorNo3".
Systemet går då i uppsatt prioriteringsordning för att få en unik träff mot värden i leverantörsregistret.
Om "VendorNo1" stämmer med "LeverantörsID" sätts den leverantören på fakturan, om inte kollas nästa steg dvs om "VendorNo2" matchar osv.
Om något av fälten får träff på två eller flera leverantörer kommer systemet gå vidare för att söka en unik träff. Om ingen unik träff hittas går fakturan till Leverantörsregistreringen, antingen med meddelande att flera leverantörer matchar eller att ingen leverantör matchar.
Skapa nytt matchningsalternativ
Klicka på knappen Ny för att öppna ett formulär för att skapa ett nytt matchningsalternativ. Följande formulär visas:
Ange informationen enligt följande:
- Prioritetsordning: Ange i vilken prioritetsordning som matchningsalternativet ska användas.
- VendorNo1-3: Motsvarar de fält av typen "Fält i ImportSupplier" på fliken Leverantörsidentitet och kan därför heta annat om namnändring gjorts på dessa.
Valen i droplisterna motsvarar fälten i leverantörsregistret, dvs de rader av typen "Fält i Supplier" på fliken Leverantörsidentitet.
Flera fält kan anges i kombination för ett matchningsalternativ.
När valda begrepp är angivna, klicka på Spara för att spara matchningsalternativet.
Ta bort eller ändra konfigurationen för ett befintligt matchningsalternativ
Klicka på det matchningsalternativ som ska ändras, och konfigurera om de aktuella värdena enligt ovan. Klicka på Spara-knappen.
Borttag av ett befintligt matchningsalternativ sker med Ta bort-knappen.