Under våren uppdaterar vi våra rutiner för att underlätta och hjälpa dina leverantörer att övergå till e-faktura

Vad innebär detta?

Tillsammans med vår partner InExchange kommer dina leverantörer som idag skickar papper eller pdf-faktura till dig få en uppmaning om att övergå till e-faktura framåt. Mailet som de får uppmanar dem helt enkelt att i fortsättningen skicka sina fakturor som e-faktura, eftersom du som kund kan ta emot detta format. Denna uppmaning kommer alla dina leverantörer få som vi idag vet har möjlighet att skicka e-fakturor och är anslutna till en e-fakturaoperatör.

Varför gör vi detta?

Enligt e-fakturalagen (2018:1277) måste leverantörer skicka elektroniska fakturor i ett strukturerat format till offentliga aktörer, PDF- eller pappersfakturor accepteras inte och e-fakturorna ska följa europeisk standard. Flera Europeiska länder har redan infört ett e-fakturamandat, eller planerar för detta; varför vi vill säkerställa att våra kunder har en framtidssäkrad lösning.

Att gå över till e-faktura istället för PDF- eller pappersfakturor har flera fördelar:

• Minskad manuell hantering och snabbare fakturaflöde 
• Högre datakvalitet och färre fel 
• Ökad säkerhet och minskad risk för bluffakturor 
• Bättre hållbarhet genom att minska pappersanvändning

Vad händer nu?

Från och med 8/5 2025 kommer de leverantörer som kan skicka e-faktura, men som idag skickar papper- eller pdf-faktura till dig, få ett automatiskt svar med en uppmaning att i framtiden skicka e-fakturor, istället för papper- eller pdf-fakturor.

Vad betyder detta för dig?

Du behöver inte göra någonting, utan fortsätter ta emot dina fakturor som du tidigare gjort – förhoppningsvis bara en större andel av dem e-fakturor framöver.

Vi vill däremot informera dig om att denna uppmaning till dina leverantörer sker, om du har några frågor eller funderingar får du gärna vända dig till vår support via Kundportalen.

Vill du exkludera leverantörer från utskick?

Om ni har leverantörer som ni inte vill ska få denna uppmaning om e-faktura kan ni enkelt exkludera dessa så här:

1. Klicka på ikonen  i den nedre delen av den svarta menykolumnen. Ikonen visas för de användare som tillhör en roll som är markerad som "kontoägare".
2. Detta formulär öppnas där du kan söka efter aktuella leverantörer
3. Vill ni inte att utskick görs till några av era leverantörer bockar ni i rutan Skicka inga påminnelser till leverantörer.
4. Skriv del av namn eller leverantörsid i rutan för att söka leverantörer. Filtrering kan göras på redan valda leverantörer eller de som inte är valda.
5. Bocka i rutan vid de leverantörer ni vill exkludera från utskick.
6. Stäng formuläret.

Använder ni Medius Capture?

Ni som tar emot era Papper och PDF fakturor till intern adress och tolkar via Medius Capture berörs ej av denna uppdatering. Ni behöver själva meddela leverantörer att ni föredrar fakturaformatet EDI om ni önskar.

Använder ni Medius Capture men har er e-fakturahantering via InExchange/Scancloud och skulle vilja hantera allt via Capture, kontakta oss via Kundportalen så hjälper vi er med det.

Läs mer om Medius Capture här