Det finns flera olika åtgärder som kan göras för att få fakturorna att automatiskt gå så långt som möjligt i flödet.

Konteringsförslag med flödesmallar

Det mest kraftfulla sättet att automatisera är konteringsförslag med flödesmallar och detta sätts upp i tre steg.

1. Skapa Konteringsförslag

Konteringsförslag används av systemet för att automatiskt kontera fakturor baserat på olika kombinationer av fakturans bolag, leverantör och referens samt leverantörskategori. Till konteringsförslaget kan man sedan koppla en flödesmall som talar om vilka som ska ha fakturan (läs mer om detta nedan). En faktura som har en kontering kan automatiskt skickas vidare till rätt person utan att först behöva handläggas i ankomstregistreringen. 

Det finns tre sätt att skapa konteringsförslag:

• Gå in på Verksamhetsregler-Konteringsförslag i administrationsverktyget. Läs mer om detta i artikeln Konteringsförslag.
• Aktivera parametern UseFrequentAllocationProposal, då samlar systemet in information om konteringar och när en faktura med samma kombination av bolag, leverantör och referens konterats på samma sätt flera gånger kommer denna kontering automatiskt läggas som förslag på nästa faktura med samma kombination som importeras.
• Använd funktionen Processanalys som återfinns i den svarta menykolumnen i MediusGo. När den ikonen är märkt med en stjärna har systemet hittat konteringar som är lämpliga som konteringsförslag. OBS! Funktionen finns endast i det gamla gränssnittet Ascendo Invoice.

Referenser

När det finns en referens på fakturan kommer användaren som är kopplad till denna att automatiskt föreslås som mottagare i sakgranskning. Att koppla referenser till användare kan göras under Verksamhetsregler-Fakturareferenser-Referensregister eller direkt på Skicka-formuläret i MediusGo. När en faktura skickas från Ankomstregistrering finns det på Skicka-formuläret, under Ytterligare åtgärder, en kryssruta för att para ihop fakturans referens med den mottagare som valts på formuläret.

2. Skapa Flödesmallar

En flödesmall används för att tala om för systemet vilken väg fakturan ska ta, dvs vem som ska sakgranska och/eller attestera fakturan. En flödesmall är som mest kraftfull när den kopplas till ett konteringsförslag men kan även kopplas till fakturan på Skicka-formuläret vid ankomstregistrering i MediusGo. 

Flödesmallar på konteringsförslag används i följande ordning:

1. Leverantör + Referens
2. Leverantör
3. Referens
4. Leverantörskategori
5. Bolag

Detta innebär att om det finns ett konteringsförslag som matchar fakturans Leverantör+Referens och som har en flödesmall kommer den mallen att användas. Om det matchande konteringsförslaget saknar flödesmall kommer systemet att ta konteringen men gå vidare i stegen för att hitta en flödesmall. Detta innebär att om alla fakturor i bolaget ska skickas i samma flöde kan flödesmallen läggas på ett konteringsförslag på bolag och konteringen kan anges per leverantör.

Läs mer om flödesmallar i kapitlet Flödesmallar.

3. Stäng av Ankomstregistreringen

När ni ser att konteringsförslagen och flödet fungerar som ni tänkt är det sista steget att stänga av Ankomstregistreringen via parametern UseIncReg. Detta innebär att systemet kommer att skicka fakturorna så långt in i systemet som möjligt utifrån information i punkterna ovan. Kön Ankomstregistrering kommer fortfarande att vara kvar och här hamnar då bara fakturor som behöver manuell hantering

Övriga sätt att automatisera

Avtalsfakturor

Fakturor som följer ett visst avtal, tex hyror, kan automatiseras så att de går direkt till definitivbokning utan att behöva handläggas. Läs mer om hur man sätter upp detta i kapitlet Avtalsfakturor.

Kontering baserat på användare

På användarformuläret under Organisation-Användare är det möjligt att ange dimensionsvärden kopplat till användare. Fakturor som konteras med dessa värden kommer att ha den kopplade användaren föreslagen som mottagare på Skicka-formuläret. Om fakturor konteras via konteringsförslag skickas de direkt till den användaren. Läs mer om hur man sätter upp detta i kapitlet Lägga upp ny användare.

Sakgranskning

Det är möjligt att låta fakturor som konteras via konteringsförslag bli automatiskt sakgranskade och skickade direkt till attest. Detta styrs via parametern AutoInspectInvoices och kräver att Ankomstregistreringen är avstängd enl ovan.