För att skapa en ny användare går man först in i administrationsverktyget menyalternativet Organisation - Användare.
Det finns sedan två sätt att lägga upp en ny användare, kopiera en befintlig eller skapa en ny
Kopiera användare
- För att kopiera en användare klickar man först på
för att få en lista på befintliga användare i systemet. - Leta rätt på den användare du vill kopiera i listan och klicka på
till höger på raden.
Ett fönster öppnas med fälten för användarinformation tomma men med roller och bolagsinställningar förifyllda. - Fyll i användarinformationen och klicka på Spara och det är sedan möjligt att justera roller och bolagsinställningar. När alla inställningar är gjorda klickar man Spara igen.
OBS! Om användaren loggar in med sin mailadress kan det ta upp till 20 minuter innan det är möjligt att logga in.
Skapa ny användare
Ny användare skapas genom att klicka på knappen 
överst på sidan.
Ett formulär öppnas som har tre huvudnivåer:
När all information om användaren är angiven sparas uppgifterna genom att klicka på Spara-knappen.
Användarinformation
Följande användarinformation ska anges vid upplägg av ny användare:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Aktiv | En aktiv användare kan använda sitt konto för att logga in i systemet. Syftet med inaktiva användare kan t.ex. vara att en användare läggs upp i god tid innan anställningen börjar, dock är kontot inaktivt för att förhindra inloggning innan t.ex. utbildning är genomförd. |
| Signatur | Används som signatur på konteringsrader och måste vara unik. Om inlogg sker mot attestera.nu eller invoiceattest.nu är det även användarens användarnamn vid inloggning i MediusGo. Obligatoriskt. |
| Förnamn | Användarens förnamn. Obligatoriskt. |
| Efternamn | Användarens efternamn. Obligatoriskt. |
| E-post: | Användarens e-postadress. Angiven mailadress ger användaren en mailnotifiering när det finns fakturor att handlägga. Om ni loggar in via "https:/ /app.mediusgo.com" eller "https:/ /[xxxxx].ascendo.se" används e-postadressen vid inloggning och måste därför vara unik, dvs flera användare kan inte ha samma e-postadress. Obligatoriskt. |
| Telefon | Användarens telefonnummer. |
| Mobilnr | Användarens mobiltelefonnummer. |
| Lösenord | Användarens lösenord. Fältet kan vara inaktivt om systemet är konfigurerat för att validera lösenord mot NT/Active Directory. Om fältet är aktivt administreras lösenordet här eller direkt i listan över alla användare. Obligatoriskt, om fältet är aktivt.Lösenord vid inloggning via app.mediusgo.com eller [xxxxx].ascendo.seOm ni loggar in via app.mediusgo.com eller [xxxxx].ascendo.se visas detta fält bara när du skapar en användare. Det enda sättet att byta lösenord för befintliga användare är att användaren själv använder länken Glömt ditt lösenord? på inloggningssidan. Vill ni tvinga användaren att byta lösenord första gången de loggar in lämnar ni inte ut lösenordet till dem utan ber dem att börja med att klicka på länken Glömt ditt lösenord? för att välja ett nytt. |
| Språk | Användarens språkinställningar. För flerspråkiga installationer kan detta anges per användare. |
Om inlogg sker mot attestera.nu eller invoiceattest.nu finns även två kryssrutor.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Kontot låst | Används för att spärra ett konto, kryssrutan blir även automatiskt markerad om användaren försökt logga in med felaktigt lösenord fler gånger än vad som är konfigurerat som tillåtet. Kontot låses upp genom att avmarkera kryssrutan. |
| Engångslösenord | Används för att ange om det registrerade lösenordet är av engångskaraktär, vilket innebär att användaren måste byta lösenordet vid första inloggningen. |
Användarens roller
Via funktionen för roller kan användaren kopplas till en eller flera befintliga roller i systemet. Markera en eller flera roller i listan Valbara roller och lägg till dem i listan Valda roller genom klick på >-knappen.
Användarens bolag
De bolag som en användare tillhör visas på fliken Användarens bolag.
Genom att markera ett bolag i denna lista visas aktuella egenskaper för användaren på aktuellt bolag i flikarna under rubriken Användaregenskaper på bolag.
Lägg till/Ta bort bolag
När alla obligatoriska användaruppgifter är angivna (signatur, förnamn, efternamn och lösenord), kan användaren kopplas till ett eller flera bolag (juridiska enheter). Detta sker på fliken Lägg till/Ta bort bolag.
Markera ett eller flera bolag i listan Valbara bolag och lägg till dem genom klick på >-knappen.
Ta bort bolag från en användare på motsvarande sätt, genom att markera ett eller flera bolag i listan Valda bolag och ta bort dem genom klick på <-knappen.
Kopiera bolag
Om en användare ska tillhöra flera bolag, och helt eller delvis ha samma egenskaper i bolagen kan detta hanteras enkelt genom funktionen på fliken Kopiera bolag.
I listan Välj bolag att kopiera från visas de bolag som användaren redan tillhör. Markera ett bolag i listan vars egenskaper ska kopieras från. Välj därefter vilken information som ska kopieras genom att kryssa i något av alternativen
- Allt: Innebär att all information som användaren har på valt bolag, avseende adressat, dimensionstillhörighet och chef kommer att kopieras till det valda bolaget.
- Visa som adressat: användarens status avseende Visa som adressat kommer att kopieras
- Dimensionstillhörighet: innebär att användarens dimensionsbehörighet kommer att kopieras.
- Chef: uppgifter om användarens närmsta chef kommer att kopieras, OBS! detta kräver att närmsta chef finns upplagd på det nya bolaget. I annat fall sätts användarens egen signatur som närmsta chef.
Välj därefter till vilket eller vilka bolag som valt bolags uppgifter ska kopieras till genom att markera dem i listan Välj bolag att kopiera till. Klicka sedan på knappen Kopiera.
Användaregenskaper på bolag
För varje juridisk enhet som en användare tillhör kan följande egenskaper anges:
Visa som adressat/Dimensionstillhörighet
Visa som adressat
Om användaren ska kunna ta emot fakturor för handläggning bockar man i kryssrutan Visa som adressat.
Om denna kryssruta inte markeras kommer användaren att kunna logga in i systemet och beroende på behörighet söka fakturor och/eller titta på rapporter, dock kommer aldrig några fakturor att kunna adresseras till användaren för handläggning. Användbart framförallt för administratörsroller som inte deltar i fakturahandläggningen.
Dimensionstillhörighet
Dimensionstillhörigheten används vid kodkomplettering. T.ex. om användare A tillhör 'Avdelning' 14 så fylls konteringsdimensionen 'Avdelning' automatiskt i med värdet 14 när A skapar ny konteringsrad i MediusGo.
Det innebär också att om en faktura konteras med 'Avdelning' 14 i Ankomstregistreringen kommer användare A föreslås som sakgranskare på Skicka-formuläret.
Dimensionstillhörighet
Valen som görs på den här fliken används för att adressera fakturorna så att alla fakturor som har ett konteringsförslag med tex Avdelning 100 när de kommer in i systemet automatiskt skickas till den/de som har detta angivet på den här fliken. Detta kräver att ankomstregistreringen är avstängd.
Chef
Informationen om närmsta chef används när en faktura skickas till attest då systemet automatiskt föreslår användarens närmsta chef som mottagare.
Välj chef i listan, om inget värde anges kommer användarens eget namn att sättas automatiskt av systemet.