Under administrationsverktygets huvudmeny Verksamhetsregler återfinns menyalternativet Avtalsfakturor.
Syftet med funktionen avtalsfakturor är att möjliggöra en mer rationell hantering av fakturor av återkommande karaktär där det finns ett bakomliggande avtal som reglerar de inkommande fakturorna avseende leverantör, belopp, frekvens etc.
Möjlighet finns att helt rationalisera hanteringen av avtalsfakturorna så att ingen handläggare behöver behandla dem om de stämmer mot uppsatta kriterier för avtalet.
Alternativt kan t.ex. fakturorna som stämmer med kriteriet skickas till en mottagare i valfritt steg för kontroll.
Skapa ny definition för avtalsfaktura
För att skapa en ny avtalsfakturadefinition använd knappen Ny och följande formulär visas:
Definition
Fälten under rubriken Definition på formuläret har följande funktion:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Leverantör | Används för att ange vilken leverantör som avtalsdefinitionen avser. Välj genom att klicka och söka rätt på leverantören i bakomliggande sökformulär. Obligatoriskt. |
| Referens | Används för att ange ev. märkning i referensfältet som aktuella avtalsfakturor förväntas vara märkta med. % och * kan användas som wildcard för att täcka in flera varianter. |
| Fakturanummer | Används för att ange ev. konsekvent fakturanummer som aktuella avtalsfakturor förväntas vara märkta med. |
| Belopp från | Används för att ange lägsta förväntade belopp (brutto) på avtalsfakturorna. Beloppet anges i fakturans valuta. Obligatoriskt. |
| Belopp till | Används för att ange den övre beloppsgräns (brutto) som avtalsfakturorna förväntas ha. Beloppet anges i fakturans valuta. Obligatoriskt. |
| Dagar | Används för att ange hur många dagar som ska passera mellan två avtalsfakturor, d.v.s. fakturornas frekvens. Obligatoriskt. |
| Ackumulerat belopp | Används för att ange ev. ackumulerat belopp för samtliga fakturor som passerar och som uppfyller avtalsdefinitionen. När summan av fakturorna som passerat överstigit detta belopp så kommer efterkommande fakturor att inte längre hanteras automatiskt enligt definitionen. Beloppet anges i fakturans valuta. |
| Ackumulerad summa | Används för att presentera den ackumulerade summan för alla fakturor som ha passerat systemet enligt aktuell avtalsdefinition. Knappen till höger om detta fält kan användas för att nollställa den ackumulerade summan. |
Instruktion
Under rubriken Instruktion, anges vad man önskar ska hända med inkommande fakturor som uppfyller avtalsdefinitionen.
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Konteringsmall | I droplisten kan väljas antingen en befintlig konteringsmall som ska påföras fakturan, alternativt via knappen Ny skapa en ny konteringsmall för aktuell avtalsdefinition. Observera att även momsen ska konteras i mallen. Obligatoriskt. Läs mer i kapitlet Skapa och ta bort Konteringsmallar. |
| Attestsignatur | Den attestsignatur som ska sättas på fakturornas konteringsrader, väljs via sök-knappen till höger om attestsignatursfältet. Alla användare kopplade till aktuellt bolag finns valbara. Obligatoriskt om inte flödesmall används. |
| Flödesmall | Valfritt fält att välja om en specifik flödesmall ska tillämpas för aktuell avtalsfaktura. Om ingen flödesmall anges kommer alla fakturor som stämmer helt med definitionen att automatiskt skickas direkt till definitivbokning. Läs mer i kapitlet Flödesmallar |
| Steg | Om flödesmall valts måste även ett steg väljas i mallen, till vilket en faktura som längst får skickas om fakturan stämmer helt med flödesmallen. |
Visa/Ändra/Ta bort befintliga definitioner för avtalsfakturor
Öppna menyalternativet Avtalsfakturor under huvudmenyn Verksamhetsregler och klicka på knappen Visa för att lista ev. befintliga avtalsdefinitioner i systemet.
- Ändra en befintlig definition för en Avtalsfaktura genom att klicka på den i listan, ändra de värden som ska ändras och klicka på Spara.
- Ta bort en befintlig definition för en Avtalsfaktura genom att klicka på den i listan och klicka på Ta bort.