Allmänt
Under administrationsverktygets huvudmeny Organisation och dess underliggande meny Bolag sker administration av de bolag som ingår i organisationen. Det går här att:
Definition av begreppet Bolag:
Ett bolag i systemet avser juridisk enhet, dvs. bolag med eget organisationsnummer.
En installation för en kund kan därmed bestå av en eller flera juridiska enheter inom kundens organisation.
Administrera bolag
För att ändra, skapa nya, avsluta och kopiera bolag används knappen Administrera på huvudfönstret.
Följande formulär öppnas:
Formuläret har fyra flikar för respektive funktion enligt följande:
Ändra bolag
Används för att ändra uppgifter på ett befintligt bolag. Välj det bolag du vill administrera i listan Välj bolag, fyll i de uppgifter du vill ändra och tryck sedan på Spara.
Observera!
Bolagsnamn och Bolagsbenämning i ekonomisystemet ska aldrig ändras utan att ni först varit i kontakt med vårt Kundcenter (Registrera supportärende i kundportalen) då detta påverkar import av fakturor och överföring till ekonomisystemet!Observera!
Epostadress Capture ska innehålla samma epostadress som är konfigurerad i Medius Capture.
Skapa bolag
Observera!
För att skapa nya bolag krävs konfiguration av MediusGo utöver vad som är möjligt att utföra via denna funktion. Kontakta oss genom att registrera ett ärende i vår kundportal så hjälper vi till med detta.
Används för att lägga upp en ny juridisk enhet. Vid skapande av ett nytt bolag måste följande information anges:
- Bolagsnamn: Den juridiska enhetens namn, utgörs ofta av en förkortning av hela bolagsnamnet.
- Beskrivning: Den juridiska enhetens beskrivning i klartext, dvs. hela bolagsnamnet.
- Bolagsbenämning i ekonomisystemet: Här anges det namn på bolaget som används i det integrerade affärs/ekonomisystemet.
- Valutareg: Välj det valutaregister som används av bolaget. Läs mer om valutaregister i kapitlet Valuta
Följande fält är valfria:
- Organisationsnummer
- Momsregistreringsnummer
- EAN kod
- Orderkonfiguration
- Epostadress Capture OBS! Detta fält ska innehålla samma epostadress som är konfigurerad i Medius Capture.
- Kopiera uppgifter från valt bolag: Vid skapande av ny juridisk enhet kan väljas att basera denna på information från annan juridisk enhet. Används lämpligen då flera bolag finns som använder samma basinformation för att förenkla administrationen.
För att kopiera information från en befintlig juridisk enhet vid skapande av nytt bolag:
- Markera kryssrutan Kopiera uppgifter från valt bolag
- Välj i droplisten vilken juridisk enhet som informationen ska kopieras från.
- Välj därefter vilken information som ska kopieras
- Allt, innebär att all information kopieras, vid val av detta alternativ inaktiveras övriga alternativ.
- De övriga alternativen kan väljas enskilt eller flera i kombination.
- Klicka därefter på Spara för att skapa det nya bolaget baserat på det valda befintliga bolagets information.
Avsluta bolag
Observera!
För att avsluta bolag krävs konfiguration av MediusGo utöver vad som är möjligt att utföra via denna funktion. Kontakta oss genom att registrera ett ärende i vår kundportal så hjälper vi till med detta.
Används för att stänga en tidigare skapad juridisk enhet. Att avsluta ett bolag innebär att bolaget inaktiveras och döljs i alla listor/val som görs i systemet, samt att det är stängt för vidare användning och import av nya fakturor Det går heller inte att söka fakturor i ett avslutat bolag. Ett avslutat bolag kan aktiveras på nytt vid behov.
För att avsluta ett bolag:
- Välj i droplisten Välj bolag att avsluta. vilket bolag som ska avslutas.
- Klicka på knappen Avsluta.
Kopiera bolag
Funktionen används för att kopiera inställningar från en befintlig juridisk enhet till en annan juridisk enhet efter att det nya bolaget skapats. Detta kan även göras direkt i samband med att ett nytt bolag skapas.
Åtgärden kan inte göras så att kopiering sker till en befintlig juridisk enhet där fakturor redan är importerade och behandlade.
För att kopiera ett bolags inställningar och uppgifter till ett annat bolag:
- Välj i droplisten vilken juridisk enhet som informationen ska kopieras från.
- Välj därefter vilken information som ska kopieras
- Allt, innebär att all information kopieras, vid val av detta alternativ inaktiveras övriga alternativ.
- De övriga alternativen kan väljas enskilt eller flera i kombination.
- Välj till vilket bolag informationen ska kopieras
- Klicka därefter på Kopiera för att utföra kopieringen.
Visa befintliga bolag
Under menyalternativet Bolag listas alla bolag i installationen.
För att visa bolagen måste du först klicka på Visa.
När listan är fylld med bolag kan sortering göras i stigande och fallande ordning genom att klicka på respektive rubrik.
Genom att klicka på ett av bolagen visas en översiktsbild över vilka roller som finns kopplade till bolaget. Markera en av rollerna och i rutan till höger visas vilka användare som är kopplade till aktuell roll.
Välj fliken Användare/roller och du kan enkelt se vilka roller som är kopplade till respektive användare