När ett dokument ska registreras i arkivet måste ett antal begrepp kopplas till dokumentet för att möjliggöra en effektiv återsökning.
Dessa egenskaper definieras som fält och kopplas till antingen en kategori eller dokumenttyp. Vilken av dessa ”nivåer” som fältet ska kopplas till beror på vilken typ av egenskap som avses.
För att visa befintliga fält väljer man först företag och bolag i droplisterna överst på sidan
Klicka på knappen Visa för att visa en lista över befintliga fält. Med hjälp av fälten Namn, Beskrivning, Kategori och Dokumenttyp kan du begränsa urvalet för de fält du vill visa.
- För att redigera ett befintligt fält klickar du på det aktuella fältet och formuläret för fältet visas.
- För att skapa ett nytt fält klickar du på knappen Ny och formuläret för att skapa ett nytt fält visas.
Information att ange på formuläret
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Namn | Ange det namn som identifierar fältet. |
| Beskrivning | Ange en kompletterande beskrivning. |
| Typ av fält | Välj vilken typ av fält som avses. Följande alternativ är möjliga:
|
| Visningsordning | Här anges i vilken ordning som aktuellt fält ska visas i registrerings/återsökningsformuläret. |
| Aktivt i fil (sökresultat) | Här anges om fältet ska vara aktivt vid val att exportera sökresultatet till fil. |
| Position i fil (sökresultat) | Här anges vilken position som fältet ska ha vid val att exportera ett sökresultat till fil. |
| Skrivskyddat | Fält med tolkat värde som inte ska kunna ändras |
| Obligatoriskt | Markeras om fältet måste fyllas i |
| Fältet tillhör företag | Här väljer du vilket företag som fältet ska vara kopplat till. Ett fält kan enbart kopplas till ett företag. |
| Kategorier | Om du vill koppla fältet till kategorier väljer du här vilken eller vilka kategorier som fältet ska kopplas mot. Ett fält kan vara kopplat till flera kategorier. |
| Dokumenttyper | Om du vill koppla fältet till dokumenttyper väljer du här vilken eller vilka dokumenttyper som fältet ska kopplas mot. Ett fält kan kopplas till flera dokumenttyper. |
Ange ett värde i rutan Värde och klicka på Lägg till. För att ändra ett värde markerar man det i listrutan Värden, gör ändringen i textrutan Värde och klickar på Ändra. För att ta bort ett värde markerar man det och klickar på Ta bort.Observera!
Ett fält kan endast kopplas till antingen en/flera kategorier eller en/flera dokumenttyper. Dock kan ett fält tillhöra flera olika kategorier, eller flera olika dokumenttyper.
Ta bort
Ta bort en kategori genom att klicka på den i listan och sedan klicka på Ta bort. Ett fält som används av arkiverade dokument kan inte tas bort, klicka då på Inaktivera och fältet kommer inte med nästa gång man registrerar ett dokument men ligger kvar på de dokument som redan finns i systemet.