Allmänt

Överskriden tid är en gruppkö som en eller flera handläggare kan ha behörighet till, normalt sett ekonomipersonal.

Syftet med kön Överskriden tid är att ekonomiavdelningen ska se vilka fakturor som inte behandlats i tid och därmed riskerar att inte betalas i tid.

I varje steg (Kontering, Sakgranskning, Attest) sätts en tidsgräns på hur länge fakturan får ligga i det steget. Om tidsgränsen passeras skickas en kopia av fakturan till kön Överskriden tid. Fakturan finns då tillgänglig både hos den ordinarie mottagaren och i kön Överskriden tid. Vem som har originalfakturan visas i fakturans historik.

Om ordinarie handläggare skickar fakturan vidare försvinner kopian och en ny tidsgräns sätts på fakturan. En handläggare har alltid minst 3 dagar på sig att hantera fakturan innan den går till Överskriden tid igen, även om den generella tidsgränsen för steget passerats.

Tidsgränser

Tidsgränser ställs in under Systemkonfiguration - Systeminställningar - Flöde.

De parametrar som är aktuella är:

• DeadlineAlloc för konteringssteget.
• DeadlineInspection för sakgranskningssteget.
• DeadlineAttest för attestssteget.

Tidsgränsen anges i % och reglerar hur lång tid av fakturans betalningsvillkor som får gå innan tidsgränsen passerats i steget. 

Åtgärder för fakturor i kön Överskriden tid

Två alternativa förhållningssätt finns gällande kön Överskriden tid: 

• Den kan användas aktivt för att hålla koll på fakturor som inte handläggs i tid, varvid kön gås igenom regelbundet och fakturorna kontrolleras och skickas ev. till andra användare som kan hantera dem.
  Om ordinarie användare hinner öppna och behandla/skicka fakturan så tas kopian i Överskriden tid bort.

  Om ekonomihandläggaren hinner öppna och returnera fakturan till annan handläggare först så tas "originalet" bort från ordinarie användare.

• Kön kan helt döljas och finnas i bakgrunden utan att någon användare nyttjar funktionen. Fakturorna ligger då kvar hos ord. användare tills att de skickas vidare av denne, alternativt att de av administratören flyttas till Utredning och adresseras vidare till annan handläggare.