Allmänt

Överskriden tid är en gruppkö som en eller flera handläggare kan ha behörighet till, normalt sett ekonomipersonal.

Syftet med kön Överskriden tid är att ekonomiavdelningen ska se vilka fakturor som inte behandlats i tid och därmed riskerar att inte betalas i tid.

I varje steg (Kontering, Sakgranskning, Attest) sätts en tidsgräns på hur länge fakturan får ligga i aktuellt steg. Om tidsgränsen passeras visas fakturan i kön Överskriden tid. Fakturan finns då tillgänglig hos den ordinarie mottagaren men kan även nås från kön Överskriden tid. Vem som har fakturan tilldelad hos sig visas i fakturans historik.

När fakturan hanteras av användaren får den ny tidsgräns och därmed visas den inte längre i Överskriden tid. En handläggare har alltid minst 3 dagar på sig att hantera fakturan innan den går visas i Överskriden tid igen, även om den generella tidsgränsen för steget passerats.

Tidsgränser

Tidsgränser ställs in under Systemkonfiguration - Systeminställningar - Flöde.

Parametrar som är aktuella är:

• DeadlineAlloc för konteringssteget.
• DeadlineInspection för sakgranskningssteget.
• DeadlineAttest för attestssteget.

Tidsgränsen anges i % och reglerar hur lång tid av fakturans betalningsvillkor som får gå innan tidsgränsen passerats i steget. 

Åtgärder för fakturor i kön Överskriden tid

Två alternativa förhållningssätt finns gällande kön Överskriden tid: 

• Den kan användas aktivt för att hålla koll på fakturor som inte handläggs i tid, administratören går därmed igenom kön och har möjlighet att fördela om fakturor som inte ska/kan handläggas av tidigare vald godkännare.

  Ekonomihandläggaren kan fördela om fakturan till annan vald godkännare från denna kö.

• Kön kan helt döljas. Då är påminnelsefunktionen till användare med "Du har fakturor som håller på att förfalla" det enda som styrs av denna kö - då efter den satta tidsgränsen enligt ovan.