Under administrationsverktygets huvudmeny Organisation och dess underliggande alternativ Användare sker administration av användare avseende:

• Lägga till nya användare
• Ändra information på användare
• Ta bort användare.

Användare och Bolag

Användare hanteras per installation (Kund) och är inte baserat på juridisk enhet (bolag), dvs. alla användare inom en koncern administreras i detta fönster - oavsett vilket bolag inom koncernen de tillhör. Som administratör behöver man alltså inte välja bolag för att administrera användare. Dock ska alla användare kopplas till de bolag de har behörighet till.

Visa Användare

Direkt i menyalternativet Användare listas alla användare i installationen. För att visa användarna måste du först välja vilken kategori av användare som ska visas, dels baserat på bolag:

• Användare för alla bolag, visar användare i alla bolag i installationen.
• Användare för valt bolag, visar endast användare för det bolag som är valt

Och dels baserat på användare:

• Alla användare, visar både aktiva och inaktiva användare
• Aktiva användare, visar endast aktiva användare
• Inaktiva användare, visar endast inaktiva användare

Välj vilken kategori som ska listas via radioknappsalternativen och tryck på Visa för att lista alla användare inom vald kategori.
Användarna som visas i listan kan sorteras i stigande och fallande ordning per kolumn genom att klicka på respektive rubrik.

Aktiva/Inaktiva användare

En användare kan ges status aktiv eller inaktiv, en aktiv användare kan använda sitt konto för att logga in i systemet, en inaktiv användare är upplagd i systemet men kan inte logga in. Syftet med inaktiva användare kan t.ex. vara att en användare läggs upp i god tid innan anställningen börjar, dock är kontot inaktivt för att förhindra inloggning innan t.ex. utbildning är genomförd.

Söka användare

Vid stora mängder användare kan det vara lämpligt att göra en sökning på användare istället för att lista alla inom vald kategori.
Sökning av användare kan göras via

• Signatur
• Förnamn
• Efternamn
• Chef, används för att söka alla användare som är kopplad till en angiven chef.

Vid sökning kan s.k. wildcards användas för att exempelvis söka på alla användare vars förnamn börjar på en eller flera bokstäver. Som tecken för wildcard kan * eller % anges.

Ändra chef

För att kunna byta chef på flera användare samtidigt finns knappen Ändra chef. Klicka på den och följande formulär visas:

Välj vilken chef du vill byta ut och den person som ska ersätta honom/henne. Klicka på Spara och samtliga användare som i exemplet ovan har Anders Karlsson som chef kommer istället att få Jonas Johansson. 

För att byta chef på enskilda användare måste användarformuläret öppnas och ändringen görs där enligt artikeln Lägga upp ny användare.

Ändra en befintlig användare

Öppna formuläret för att redigera en befintlig användare genom att klicka på användaren i listan på huvudfönstret användaradministration. Samma formulär visas som vid upplägg av ny användare, fast med alla uppgifterna för aktuell användare ifyllda.
Lägg till eller ändra önskade uppgifter på användaren eller en av användarens bolag och spara uppgifterna med Spara-knappen. Beskrivning av de olika fälten finns i artikeln Lägga upp ny användare.

Ändra lösenord

Användares lösenord kan ändras antingen i direkt listan eller på användarformuläret. Läs mer om det i artikeln Ändra lösenord.

Ta bort en befintlig användare

Ta bort en användare genom att öppna användaren från användarlistan i grundformuläret Användare. Klicka därefter på Ta bort-knappen. Bekräfta att användaren ska tas bort med OK. Användaren tas då bort från systemet och alla de bolag som finns på användaren. Användarens signatur kommer dock alltid att finnas kvar på konteringsrader som denna hanterat.

För att en användare ska kunna tas bort måste den personliga kön vara tom och inga referenser eller flödesmallar ska vara kopplade till användaren. Det får inte heller finnas aktiva fakturor i flödet som användaren har sakgranskat/attesterat, dessa måste först definitivbokas innan användaren kan tas bort.