Roller och bolag (juridiska enheter)
Roller hanteras per installation (Kund) och är inte baserat på juridisk enhet (bolag), dvs. alla användare inom en koncern administreras i detta fönster - oavsett vilket bolag inom koncernen de tillhör. Som administratör behöver man alltså inte välja bolag för att administrera roller. Däremot ska skapade roller kopplas till de juridiska enheter som de har behörighet till, och rollens egenskaper anges i detalj per bolag.
Syftet med roller är att använda dessa för att tilldela användarna egenskaper och behörigheter, istället för att sätta behörigheterna direkt på användaren. Härigenom underlättas administrationen vid personalförändringar, då det endast är innehavaren av en roll som behöver bytas istället för att på nytt administrera samtliga egenskaper på en efterträdare.
Visa roller
1. Gå till Organisation - Roller i den svarta menyn till höger.
2. Välj vilken kategori roller som ska visas:
Dels baserat på bolag
- Alla bolag
- Valt bolag
Dels på typ av roll
- Alla roller
- Allmänna roller
- Personliga roller
3. Klicka på Visa
Rollerna som visas i listan kan sorteras i stigande och fallande ordning per kolumn genom att klicka på respektive rubrik.
Personliga roller/Allmänna roller
Till alla användare som läggs till i systemet skapas en personlig roll. Detta för att möjliggöra tilldelning av användaregenskaper direkt på användaren.
Dock är detta inte att rekommendera, alla egenskaper som en användare behöver ska i möjligaste mån tilldelas via en allmän roll, så att det på ett enkelt sätt går att administrera om systemet vid personalförändringar.
(Användandet av personliga roller styrs genom parametern UsePersonalRoles under huvudmenyn Systemkonfiguration underalternativet Systeminställningar)
Söka roll
Vid stora mängder roller kan det vara lämpligt att göra en sökning på roll istället för att lista alla enligt ovan.
Sökning av roller kan göras via:
- Rollnamn
- Rollbeskrivning
Vid sökning kan s.k. wildcards användas för att söka på alla roller vars namn börjar på en eller flera bokstäver. Som tecken för wildcard kan * eller % anges.
Ändra befintlig roll
- Gå till Organisation - Roller
- Klicka på Visa (enligt beskrivningen ovan) och sedan på den roll du vill ändra.
Samma formulär visas som vid upplägg av ny roll, med alla uppgifterna för aktuell roll ifyllda.
Lägg till eller ändra önskade uppgifter på rollen. - För att aktivera flikarna för bolagsegenskaper klickar Du på det bolag Du vill göra ändringar på.
Mer information om respektive flik hittar Du i följande artiklar- Attesträttigheter: Vilka belopp och vilka konteringsvärden rollen ska ha rätt att attestera.
- Rapport och Sökbehörighet: Om rollen ska ha rätt att se rapporter och vilka fakturor man ska kunna söka fram.
- Specialattestregler: Vilka specialattestregler rollen ska ha rätt att attestera på.
- Konteringsrättigheter: Om rollen bara ska kunna kontera på vissa värden ställs det in här.
- Administration: Om rollen ska ha rättigheter i administrationsverktyget ställs det in här.
- Övriga behörigheter: Här finns behörigheter för bl.a. sekretessfakturor, mallar och bilagor.
- Spara uppgifterna med Spara-knappen.
Ta bort en befintlig roll
Ta bort en roll genom att öppna den från rollistan i grundformuläret Roller.
Välj därefter Ta bort-knappen. Bekräfta att rollen ska tas bort med OK. Rollen tas då bort från systemet.
Skapa ny roll
Läs mer om detta i artikeln Skapa ny roll.