Lägg till ett nytt dokument till arkivet

Klicka på Contract ikonen i svarta menykolumnen och välj Nytt dokument.

En ny flik öppnas

Huvudinformation

Fälten under Huvudinformation är standard för alla dokument, oavsett typ.

Gula fält är obligatoriska att fylla i.

• Bolag: Valbara bolag är de som du är Contract Admin för. Dokumentet kan endast kopplas till ett bolag.
• Dokumenttyp: Valbara dokumenttyper är de som du har behörighet till. Läs mer om behörigheter i artikeln Skapa dokumenttyp - Contract
• Dokumentnamn: Skriv ett namn på dokumentet.
• Leverantör: Välj den leverantör dokumentet ska kopplas till. Dokumentet kommer att vara tillgängligt på den valda leverantörens fakturor.

Fält

Under rubriken Fält finns de inmatningsfält som angetts på dokumenttypens administrationsformulär.

Påminnelse

Möjlighet finns att lägga till en påminnelse som skickas till valda personer på valt datum.

Om ni väljer att skicka påminnelse är övriga fält obligatoriska

• Datum för påminnelse: Det datum mailpåminnelsen ska skickas, mailet kommer att skickas 07.00 på valt datum.
• Ämne: Vad ska stå i mailets ämnesrad?
• Meddelande: Vilket meddelande ska stå i mailet?

Mottagare

Klicka på den röda knappen för att lägga till mottagare

De som är valbara som mottagare är de användare som tillhör de roller som kopplats till aktuell dokumenttyp.

Det är även möjligt att lägga till externa mottagare genom att ange mailadressen i fältet för detta.

Lägg till dokument

När inget dokument finns kopplat till avtalet visas detta i den vänstra delen av fönstret

Klicka på den blå knappen för att lägga till ett dokument.

Om flera dokument ska kopplas till avtalet kan övriga läggas till som bilagor.

Klicka på och en separat dialog för att välja bilagor öppnas.

Läs mer om avtalsbilden och bilagor i artikeln Avtalsbilden - Contract.

Dokumentlogg

Alla ändringar som görs i ett dokument loggas i Dokumentloggen på dokumentet. Där kan man se vem som skapat dokumentet och vem som gjort ändringar samt datum och klockslag för dessa ändringar.

Dokumentet på fakturan

När du väljer en Leverantör till ett dokument kommer det på den leverantörens fakturor finnas en ikon till höger i fönstret.

Ikonen är synlig för alla användare som är kopplade till aktuell dokumenttyp. Läs mer om behörigheter i artikeln Skapa dokumenttyp - Contract.

Klicka på den ikonen och du får upp en lista med befintliga dokument länkade till den leverantören.

Klicka på ikonen under Dokumentför att visa dokumentet och klicka på namnet under Dokumentnamn för att öppna dokumentet på en ny flik.