Om ni tolkar värden till anpassade fält (extraField1–3) vid fakturaimport kan dessa visas direkt längst ner i avsnittet Fakturauppgifter och användas för att automatiskt fylla i konteringsdimensioner. Detta gör det enklare att kontrollera importerade värden och minskar behovet av manuell registrering.

Börja med att aktivera parametern UseInvoiceExtraFields under Systemkonfiguration - Systeminställningar - Funktioner i administrationsverktyget.

Längst ner i fakturahuvudet kommer då en ny knapp att visas:

Klicka på den och ett nytt formulär öppnas för att konfigurera inställningarna.

• Alla bolag: Inställningen gäller för samtliga bolag
• Bolagsnamn: Inställningen gäller för alla fakturor i detta bolag
• Denna leverantör: Inställningen gäller för samtliga fakturor från denna leverantör.

Om ett anpassat fält har konfigurerats på flera nivåer används inställningarna i följande ordning:

1. Leverantör
2. Bolag
3. Alla bolag

Leverantörsspecifika inställningar har alltså högst prioritet.

• Redigerbart: Välj om det ska gå att ändra värdet efter att fakturan importerats eller om det tolkade värdet ska gälla.
• Aktivt: Välj om fältet ska visas i fakturauppgifterna.
• Rubriker: Sätt en lämplig rubrik på fältet på de språk ni använder. Om ingen egen rubrik anges används standardnamnen Anpassat fält 1, Anpassat fält 2, Anpassat fält 3.

Vill ni att värdet i fältet ska läggas på konteringsrader väljer ni det i sektionen Mappa till konteringsdimension. Välj vilken konteringsdimension som ska kopplas till det anpassade fältet och ange om värdet ska användas på kostnadsrader, momsrader eller båda radtyperna. En konteringsdimension kan endast kopplas till ett anpassat fält. Dimensioner som redan används av ett annat anpassat fält går därför inte att välja.

Vid automatisk kontering fylls den valda dimensionen i med värdet från det anpassade fältet om dimensionen saknar värde. Befintliga värden skrivs inte över. När användaren skapar nya konteringsrader fylls dimensionen också i automatiskt på de radtyper som valts i inställningen. Befintliga konteringsregler och automatkonteringar har högre prioritet än mappningen från anpassade fält och påverkas inte. 

Så här ser de anpassade fälten ut på fakturan

När ett anpassat fält är aktiverat visas det längst ner i avsnittet Fakturauppgifter. Om fältet är markerat som redigerbart kan användaren ändra värdet direkt på fakturan, annars visas det endast som information. Öppna konfigurationsformuläret genom att klicka på under Fakturauppgifter.