Innan en faktura skickas för betalning ska den godkännas och i MediusGo finns i grunden två steg för detta, Sakgranskning och Attest. De har olika syften och utförs ofta av olika personer. Båda behövs för att säkerställa korrekt och säker fakturahantering. Vi ska här beskriva skillnaderna mellan dessa och lite olika varianter som finns för att sätta upp systemet.
Sakgranskning – vad betyder det?
- Syfte: Kontrollera att fakturan är riktig i sak. Har varor eller tjänster beställts? Har de levererats/mottagits? Är pris och mängd korrekta?
- Kort sagt: ”Har vi fått det vi blivit fakturerade för?”
- När görs den: Före attest.
- Utförs av: Beställare, Projektledare, Operativt ansvarig, någon med god kännedom om leveransen.
- Alla användare som får en faktura skickad till sig har behörighet att sakgranska dvs det finns inga regler att sätta upp för kontroll av vem som sakgranskar.
- Endast EN person kan sakgranska varje konteringsrad. Olika personer kan sakgranska olika rader på samma faktura men alltså endast en signatur per konteringsrad.
Ytterligare information
- Sakgranska faktura. Beskriver de alternativ användaren har för att sakgranska en faktura.
Attest – vad betyder det?
- Syfte: Godkänna fakturan för betalning. Vanligtvis sker detta med signatur eller digital bekräftelse och innebär ekonomiskt ansvar.
- Kort sagt: ”Ska vi betala den här fakturan?”
- När görs den: Efter sakgranskning och innan betalning.
- Utförs av: Chef eller ansvarig med budgetansvar, Person utsedd enligt företagets attestordning.
- Attestregler sätts alltid upp utifrån vilken dimension som är atteststyrande och vilken beloppsgräns som ska gälla.
- I MediusGo finns två typer av attestregler, direkt attest och attesthierarki.
- Direkt attest: en signatur per konteringsrad.
- Attesthierarki: flera signaturer per rad möjligt.
Ytterligare information
- Attestera faktura. Beskriver de alternativ användaren har för att attestera en faktura.
- Vad har vi för typ av attestreglemente? Beskriver närmare skillnaden mellan direkt attest och attesthierarki.
- Vem har attesträtt?. Beskriver var ni ser hur ert attestregelverk är uppsatt.
Hur många behöver godkänna fakturan?
Det är företagets ledning som bestämmer hur fakturor ska granskas och godkännas. Lagen kräver tillförlitlig intern kontroll, men säger inte exakt hur. I MediusGo finns flera olika varianter på uppsättning av sakgranskning och attest så ni kan själva välja hur många personer som ska kontrollera fakturorna innan de skickas till betalning.
Det som beskrivs nedan gäller en konteringsrad på fakturan, om behov finns är det fullt möjligt att ha olika personer som sakgranskar och attesterar olika rader på samma faktura.
Ingen sakgranskning
Om sakgranskning inte anses nödvändig i ert företag är det möjligt att systemsakgranska vilket innebär att alla konteringsrader får signaturen SYSTEM för sakgranskning men ingen granskning görs av fakturans innehåll. Detta styrs per bolag med parametern AutoInspectInvoices.
Sakgranskning och 1 attestsignatur
En person sakgranskar och skickar sedan till en person som attesterar utifrån fastställd beloppgräns. Detta kallas Direkt attest och hur det sätts upp finns beskrivet i artikeln Attetsrättigheter - Grunder
Samma person får sakgranska och attestera
Ni kan själva bestämma om det ska vara tillåtet för samma person att både sakgranska och attestera en faktura eller om ni vill garantera att det alltid är två olika personer som gör det. Detta styrs av systemparametern AllowInspectAndAttest som även har en beloppsgräns vilket gör det möjligt för en person att både sakgranska och attestera konteringsrader upp till tex 15 000kr men om beloppet är högre än så måste en annan person attestera.
Sakgranskning och flera attestsignaturer
En person sakgranskar och sedan krävs att flera olika personer attesterar fakturan utifrån fastställda beloppsgränser. Detta kallas Attesthierarki och det finns mer att läsa om detta i artikeln Attesthierarki