Genom att definiera ett fält av typen Datum (deadline) och koppla detta till en kategori eller dokumenttyp så kan dokumentet arkiveras med ett deadline-datum som genererar en påminnelse.
Exempel på tillämpning är vid arkivering av olika former av avtal vilka löper över en bestämd tid och ska förnyas/omförhandlas eller sägas upp inom viss tid innan slutdatum.
Registrering av dokument med deadline datumfält
Vid registrering av dokument där fält av typen Datum (deadline) förekommer, visas ett svart kuvert vid fältet.
Registrera aktuellt slutdatum för dokumentet och klicka därefter på brevsymbolen varvid följande formulär visas:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Meddelande | Här skrivs det meddelande som ska visas i påminnelsemailet som skickas ut av systemet. |
| Mailmottagare | Här listas valbara mottagare som är användare av MedisGo Contract, lägg till nya mottagare genom att markera dem i denna lista och dubbelklicka eller klicka på > -knappen. |
| Valda mailmottagare | Här listas de valda mottagarna av påminnelsemailet. |
| Externa mailmottagare | Här kan anges mailadresser till mottagare som inte är användare av MediusGo Contract. Flera mottagare kan anges med semikolon (;) som avskiljare. |
| Antal dagar | Här anges hur många dagar i förväg som påminnelsen ska skickas ut. |
När påminnelsemailet är skapat blir kuvertet vid fältet vitt.
Mottagare av påminnelse
När mail skickats till en användare i MediusGo Contract visas namn, beskrivning och deadlinedatum för aktuellt dokument på användarens huvudmenyfönster.
Markera det dokument du vill titta på och klicka sen på Visa så öppnas det dokument påminnelsen gäller.
Ta bort dokumentet ur listan genom att markera det och klicka på knappen Kvittera eller på knappen Uppdatera.
För att ta bort flera dokument samtidigt öppnar du dokumenten, gör dina ändringar, sparar och stänger. När du sedan gått igenom de dokument du vill klickar du på Uppdatera och dessa dokument försvinner ur listan.