Via huvudfönstrets menyval Sök får man tillgång till formulär för återsökning av dokument i arkivet.
Användarna har endast åtkomst att söka i de företag, bolag, kategorier och dokumenttyper som de har behörighet till via de roller de tillhör.
Vid start av sökfunktionen visas följande formulär:
Sökvillkor
| Alternativ | Beskrivning |
|---|---|
| Företag | Här väljs i vilket företag som sökning ska ske. Sökning kan endast ske i ett företag åt gången. |
| Bolag | Här väljs i vilka bolag som sökning ska ske, sökning kan ske i flera bolag samtidigt. |
| Kategorier | Här väljs i vilka kategorier som sökning ska ske. Vid val av kategori visas de fält som är kopplade till dokumenten på kategorinivå. Det går att välja flera kategorier att söka i samtidigt. |
| Dokumenttyper | Här väljs i vilka dokumenttyper som sökning ska ske. Vid val av dokumenttyp visas de fält som är kopplade till dokumenten på dokumenttypsnivå för den valda dokumenttypen. Flera dokumenttyper kan väljas för sökning samtidigt. |
| Visa alla versioner vid sökning | Om flera versioner finns av samma dokument är det möjligt att välja om alla versioner ska visas i sökresultatet eller om endast den senaste versionen ska visas. |
| Sökfält | Här listas de fält som är kopplade till ovan valda kategorier och dokumnettyper. Ange de sökkriteria som ska gälla för den aktuella sökningen. |
Exkludera fält vid sökning
Om några fält ska ignoreras vid sökningen klickar man på ledtexten vid detta fält, fältet blir då rödmarkerat. Detta används om man exempelvis har ett fält med en kryssruta och man i sökresultatet vill visa alla dokument inte bara de som antingen har rutan ibockad eller tom.
Presentation av sökresultat
När alla val är gjorda av företag, bolag, kategori, dokumenttyp och fältdata startas sökning genom att klicka på Sök-knappen överst på sidan.
Via droplisten överst på sidan väljs på vilket sätt sökresultatet ska presenteras.
| Alternativ | Beskrivning |
|---|---|
| Lista (700 träffar) | Sökresultatet visas i fönstrets högra sida |
| Excelfil (tabell) | Sökresultatet visas som en tabell i en excelfil som kan sparas eller öppnas direkt. |
| Excelfil (semikolonavgränsad) | Sökresultatet visas med semikolonavgränsning i en excelfil som kan sparas eller öppnas direkt. |
| Textfil (semikolonavgränsad) | Sökresultatet visas med semikolonavgränsning i en textfil som kan sparas eller öppnas direkt. |
| Inkludera dokumentnamn/beskrivning | Här anges om dokumentnamn och dokumentbeskrivning ska ingå vid export av sökresultatet till fil. |
Visa PDF
För att visa alla dokument i sökresultatet klicka på knappen Visa PDF ovanför sökresultatet och en pdf-fil visas med samtliga dokument i sökresultatet. Filen kan sedan sparas eller skrivas ut.
