MediusGo har ett särskilt stöd för att hantera reklamationsärenden. Detta kan vara speciellt användbart i de fall där reklamationsärenden kan bli långdragna (t.ex. i ärenden som kan kräva en typ av besiktning eller kontroll som kommer att ske långt senare). Det finns då möjlighet att lyfta ut ärenden från ordinarie flöde och "parkera" dem i en reklamationskö, vilket innebär att man inte belastar utredningskön i Invoice med pågående reklamationsärenden.

Kontakta oss för att sätta upp funktionen Reklamation och skapa en dokumentmall med er logga och sidfot i Leverantörsbrevet genom att registrera ett supportärende i kundportalen.

Hanteringen kan bestå av flera steg som kan göras i olika ordning beroende på vad som passar bäst för ert sätt att arbeta.

Delning av faktura

Om inte hela fakturan är aktuell för reklamation så ska fakturan delas upp så att den del som tvisten inte handlar om kan hanteras för sakgranskning, attest och uppdatering till ekonomisystemet, medan den del som tvisten handlar om handläggs vidare i reklamationshanteringen. Klicka på ikonen för att öppna formuläret för att dela faktura.

Läs mer om detta i kapitlet Dela faktura.

Skapa Leverantörsbrev

Reklamationshanteringen kräver att ett Leverantörsbrev skapas. Klicka på ikonen överst i fakturafönstret och ett formulär öppnas för att skapa ett brev.

Läs mer om detta i kapitlet Leverantörsbrev.

Skicka Leverantörsbrev

Det enklaste sättet att skicka ett leverantörsbrev är via mailfunktionen som finns i MediusGo. Klicka på kuvertet ovanför fakturabilden och ett formulär för att maila bilden öppnas.

Vill du istället skriva ut brevet och skicka med vanlig post finns det flera alternativ att göra detta, läs mer om det i kapitlet Fakturabilden.

Skicka fakturan till reklamationskön

För att kunna skicka till Reklamation krävs att ett leverantörsbrev har skapats.

Klicka sedan på Skicka och välj Skicka-alternativet Reklamation Fakturan skickas nu till gruppkön Reklamation och ligger där tills dess ni väljer att skicka den vidare.

Avsluta reklamationsärende

När ett reklamationsärende avslutas så ska fakturan skickas från reklamtionskön vidare i flödet.

Exempel:

• Fakturan ska annulleras: skicka till utredning med meddelande, fakturaadministratören utför annullering.
• Fakturan ska krediteras: skicka vidare till sakgranskare eller attestant med alternativet "fakturan ska krediteras" ibockad.
• Fakturan ska betalas: om reklamtionen inte godkänns så ska fakturan skickas till sakgranskare eller attestant så att den kan bokas till ekonomisystemet och bli klar för betalning.