Funktionalitet
Preliminär bokning | Periodisering | Betalspärr av faktura | Betalnings referens till ERP | Text på konterings rad | Överföring av fakturabild | Stöd för inköpsorder matchning | Stöd för matchning utan inleverans |
Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Länk | Ja | Ja |
Grunddata
Grunddata överförs initialt genom en fullständig laddning av de register som är konfigurerade för användning via integrationsportalen. Som t.ex. Leverantörer, Konton, Objekt, Valutakoder, aktuell kurs
Löpande fångar sedan integrationen förändringar av dessa register sedan senaste exekveringen av integrationen. Möjligheter att genomföra fullständig laddning finns genom enkla funktioner för Medius Supportfunktion.
Även inköpsorder och betaldatum överförs löpande från Visma Administration.
Bokningar
Vid varje exekvering av WFconnector så frågas MediusGO om det finns några bokningar av fakturor i kö. Om det finns så överförs och bokas dessa direkt in i Visma Administration. För att uppdatera Huvudbok vid definitivbokning så behöver Journal köras i Visma.
Om något går fel vid bokningstillfället erhålls en feltext tillbaka till MediusGO.
Övrig funktionalitet
Integrationen stödjer både preliminär och definitivbokning. Preliminärbokning kan ske antingen på standardkostnadskonto likväl som enl metoden ”nuvarande kontering av faktura”.
Vidare stöds hantering av kreditnotor och så även ev. makulering av preliminärbokad faktura. Möjligheter finns att få med ev. kvantiteter på bokningen.
Det skickas också med en länk till fakturabilden in till leverantörsreskontran i Visma Admin. Via den länken når man direkt till fakturabild i MediusGO.
Eventuella fakturor med omvänd moms eller fastighetsmoms hanteras i MediusGO och bokningen sker helt enligt den kontering som skett i MediusGO.
Det finns också inställningar för om dubbletter av fakturanr ska tillåtas eller ej, liksom även om man önskar att Moms också redovisas på fakturahuvud eller inte. Även inställning för om objekt ska tas med till balanskonto vid periodisering går att ställa in om så önskas.
Text på konteringsrader i MediusGO följer med till leverantörsreskontran men inte in i huvudbok.
Inköpsorder
Stöd finns för att överföra inköpsorder till MediusGO för matchning mot faktura.
Vid bokningar matchade fakturor uppdateras också information på inköpsordern om vad som är fakturerat.
Notera att Vismas API inte stödjer fångst av ev. ändringar i efterhand av fakturarader. Om du gör ändringar av rader efter att har registrerat en order behöver någon form att förändring ske på inköpsorderhuvudet för att integrationen ska kunna känna av att inköpsordern är ändrad.
Stöd finns också för att tillåta så kallad ”2 vägs matchning”. Dvs man matchar fakturan endast mot order (2 dokument) istället för som ”normalt” endast mot inlevererat antal (3 vägs matchning).
Notera även att du bara kan matcha en faktura mot en inköpsorderrad/inleveransrad en gång. Sedan är den inköpsorderraden stängd för vidare fakturering.
För att konteringen av matchade fakturor mot inköpsorder ska fungera så behöver du ha artikelkonteringsregister i Visma Administration vara uppsatt. Det är den kontering som används vid bokning av orderfakturor. I MediusGO används ”standardkonto”.
Arkitektur, Exekvering & Övrigt
Integrationen har stöd för Visma Administration 500, 1000 och 2000.
Integrationen mellan Visma Administration och MediusGO följer Medius standard arkitektur för integrationer.
Det innebär att det på Visma Administrations server installeras en klient som styr kommunikationen mellan Vismas standard API och MediusGO. Licens för API behöver säkerställas med ERP leverantören
Ni som kund har full kontroll över installationen. Klienten WFconnector är den som initierar all kommunikation, om den inte exekveras så sker ingen kommunikation.
WFconnector exekveras periodiskt via ”scheduled tasks” på servern hos er att gå var 10:e/15:e minut mellan ca 07:00 och 22:00 varje dag i veckan. Notera att integrationen måste ha en paus/uppehåll på minst 4 timmar per dygn för att uppfatta dygnsbryt och utföra ”städning” av logfiler och annat. Logfiler sparas normalt 60 dagar och tas därefter bort automatiskt.
Konfiguration och ev. uppdateringar av nya versioner liksom kontroll av loggar och vid behov utökad loggning samt status på integrationen kontrolleras via Medius integrationsportal för att minimera behov av uppkoppling till er server.
Uppdatering av nya versioner av integration kan göras antingen genom att exekvera programmet ”WebUpdate” i samma katalog som WFconnector eller efter beställning till MediusGo.