Nedan har vi skapat ett par olika förslag på texter som kan användas som mall vid Leverantörsbrev.
Förslagen är endast förslag och ni ansvarar själva för att korrekt information anges samt att eventuella lagstöd finns, beroende på vilken kommunikation som görs.
Genom att kopiera / klistra in informationen vid +Skapa mall i leverantörsbrev (och skicka brevet) sparas mallen för framtida behov.
Samma mall kan återanvändas för olika behov, exempelvis om reklamation sker pga referens, ej utfört arbete, ej överrenskommet pris debiterats, trasig vara mm mm.
Våra förslag är:
Byte av fakturadress
Ämne:
Ny fakturaadress för inkommande fakturor
Text:
Till dig som leverantör till BOLAGET AB Organisationsnummer 111111-1111.
Från och med 20260599 önskar vi att våra fakturor inkommer till någon av följande adresser:
Prio 1:
E-fakturor via Peppol-format.
Peppol-adress: 0007:[Organisationsnummer]
VAN operatör ABC
Prio 2:
E-fakturor via eID/GLN:
eID/GLN nummer: XXXXXXXXXX
VAN operatör ABC
Prio 3:
PDF faktura via mail.
Mailadress: faktura@bolaget.se
Prio 4:
Pappersfakturor
Adress för pappersfakturor fås på förfrågan via adress@bolaget.se
Vänligen uppdatera enligt ovan så snart som möjligt.
---------------------
MediusGo’s tips:
Passa på att kommunicera eventuella referenskrav om sådant finns.
Genom att göra Pappersfakturor till en kontaktfråga är chansen större att fler ställer om till angivna adresser för EDI eller PDF.
Eventuella Peppol/eID adresser kan fås på förfrågan till MediusGo Support.
Fel Bolag
Ämne:
Inkommen faktura till felaktigt bolag
Text:
Fakturan har inkommit till fel bolag, vänligen kreditera och skicka om fakturan till
Mailadress@bolaget.se
Bolag 1
Adress
123 Postort
Organisationsnummer 111111-1111
Den felaktigt inkomna fakturan till bolag ABC OrgNr 222222-2222 kommer ej att betalas, vänligen kreditera felaktigt inkommen faktura till bolag ABC/222222-2222.
-----------------------
MediusGos’s tips:
Om felfakturering gjorts kan flera brev kanske behöva finnas, ett för ”skicka till detta bolaget istället” och ett där endast kredit önskas – detta beroende på hur er hantering av fel inkomna fakturor ser ut internt.
Reklamation
Ämne:
Reklamation av faktura (Exempel - Referens saknas)
Text:
Fakturan reklameras av följande anledning:
Referens saknas
Referens i format XX krävs i organisationen för att fakturan ska hanteras.
Ny faktura med korrekt angiven referens förväntas
Kreditfaktura emotses för ovanstående inkomna faktura.
Vid frågor med anledning av detta bestridande, vänligen besvara detta mejl.
Obs!
Eventuella räntekrav bestrids och behandlas ej.
----------------------
MediusGo’s tips:
Säkerhetsställ att du har lagstöd i eventuell reklamation, kolla gärna med eventuell revisor och/eller legalt ombud för att säkerhetsställa att angivet krav är korrekt formulerat för att gälla som reklamation.
Detta är helt och hållet bolagets ansvar, MediusGo tar inget ansvar för innehåll i utskickade leverantörsbrev.