Om behov finns att skicka ett brev till leverantören är detta möjligt att göra direkt från systemet.

Öppna aktuell faktura och klicka på kuvertet i fältet Leverantörsnamn. Kuvertet finns tillgängligt i stegen Ankomstregistrering, Sakgranskning, Attest och Utredning. Observera att det endast är möjligt att skicka ett brev/faktura.

Ett formulär öppnas med viss information förifylld.

Leverantörsinformation

• Kontaktperson: Den person hos leverantören ni vill ha kontakt med
• E-post: Den e-postadress brevet ska skickas till (obligatoriskt, hämtas från leverantörskortet om det finns i fältet EPost)

Innehåll

Vad som går att göra i Innehålls-delen av brevet styrs av två systemparametrar:

• AllowFreeTextSupplierLetter - Tillåt fritext i leverantörsbrev
  Ja: Innebär att en mall kan användas men det är även möjligt att fritt skriva ämne och meddelande.
  Nej: Innebär att mall måste användas för att ange ämne och meddelande, det är inte möjligt att skriva fritt.
• AllowCreateSupplierLetterTemplates - Tillåt skapande av nya mallar till leverantörsbrev
  Ja: Innebär att alla användare kan skapa nya mallar för leverantörsbrev.
  Nej: Innebär att det inte är möjligt att skapa nya mallar. Mallar görs vid uppsättning och om behov uppstår att skapa nya eller ändra befintliga mallar måste parametern tillfälligt sättas till Ja.

Mall

I droplisten Mall finns de mallar som är tillgängliga för breven, välj en och ämne och meddelande fylls i.

Skapa ny mall

Om parametern AllowCreateSupplierLetterTemplates är satt till Ja finns överst i droplisten alternativet +Skapa ny mall. 

Välj detta alternativ och döp din nya mall.

Fyll i ett ämne och skriv ett meddelande. Texten i rutan Meddelande kommer att infogas i brevet.

Förslag på mallar att använda finns i artikeln Leverantörsbrevsmallar.

Kontaktinformation

Informationen hämtas från användarinformationen i administrationsverktyget från den användare som skriver brevet, men kan även justeras manuellt.

Logotyp

Här finns det möjlighet att lägga till en logotyp som då visas i det färdiga brevets nederkant.

Läs mer om detta i artikeln Lägg till logotyp.

Skicka brevet

Klicka på knappen Förhandsgranskning i nedre delen av formuläret för att se hur brevet kommer att se ut.

Det som i bilden nedan markerats med en röd ram är den text som skrivits i rutan Meddelande.

Fakturabilden kommer att läggas som en bilaga till brevet om parametern AddInvoiceToSupplierLetter är satt till Ja.

Klicka på Skicka för att skicka brevet. När brevet skickats kommer kuvertet att bli blått

Klicka på kuvertet för att öppna brevet.