Allmänt
Under funktionen Systemkonfiguration - Import återfinns menyalternativet Inköpsintegration som i sin tur har två underliggande funktioner: Artikelrad faktura och Artikelrad order
Dessa används till att definiera hur inkommande orderfakturors artikelrader ska se ut samt hur inköpsorderns orderrader ser ut och vilka villkor som ska gälla vid matchning av dessa mot varandra.
Observera!
Dessa inställningar är beroende av vilket inköpssystem som används och ska därför inte ändras utan att först kontakta vårt kundcenter genom att registrera ett supportärende i kundportalen.Tillvägagångssätt vid konfiguration
Tillvägagångssättet vid konfiguration av matchningen är att först konfigurera orderns artikelrad och därefter fakturans artikelrad, eftersom den senare ska definieras i form av att vissa objekt ska väljas att matchas mot motsvarande objekt på orderraden.
Konfiguration av artikelrad order
Öppna menyn Systemkonfiguration - Import - Inköpsintegration - Artikelrad order och klicka på Visa, följande formulär och lista visas:
Standardfält i orderns artikelrad är följande:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Order | Unikt inköpsordernummer för inköpsordern. |
| Artikel | Artikelnummer för aktuell artikel på orderraden. Om både leverantörens och kundens artikelnummer ska hanteras och presenteras samt användas för matchning så kan ytterligare objekt i artikelraden enkelt läggas till. Se vidare avsnitt om att lägga till ytterligare artikelradsobjekt nedan. |
| Antal | Beställt antal av aktuell artikel. Enheten för antalet (st, meter, kg etc.) krävs inte för matchningen. |
| Pris | Artikelns styckepris. |
| Summa | Summan av antalet artiklar*A-pris. |
| Radnr/InleveransID | Unik identifierare för orderraden. |
Konfiguration av orderns befintliga artikelradsobjekt
För att konfigurera befintliga objekt på ordern, klicka på aktuellt objekt (t.ex. ordernummer) och följande formulär visas:
Följande fält visas:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Visningsnamn | Den benämning som visas i kolumnen för artikelradsobjektet vid öppnande av ordern i MediusGo. |
| Visningsbeskrivning | Den beskrivning av artikelradsobjektet som visas när musmarkören placeras på kolumnrubriken i MediusGo. |
| Synlig | Styr om aktuellt objekt ska presenteras eller inte vid öppnande av ordern i MediusGo. |
| Visningsordning | Styr i vilken ordningsföljd (internt bland objekten på orderns artikelrad) som aktuellt objekt ska presenteras vid öppnande av ordern i MediusGo. |
| Kolumnnamn | Här anges från vilken kolumn i MediusGo tabell för ordermatchningsdata (IntOrder) som aktuellt objektsvärde ska hämtas. |
| Uppdatera order | Styr om det ska vara tillåtet att redigera orderns värde för objektet i MediusGo och att detta därmed ska uppdatera ordern i inköpssystemet vid bokning av fakturan. T.ex. om nytt styckepris på fakturan ska kunna uppdateras på ordern. |
| Kontrollkolumn | Markeras om värdet i kolumnen ska kontrolleras så att det innehåller ett förväntat värde i samband med matchning. T.ex. kan detta användas för att verifiera om artikeln är inlevererad eller inte (status 0 kan användas vid ej inlevererat, 1 vid inlevererat). Vid markering av kryssrutan för kontrollkolumn aktiveras fälten för Kontrollvärde, Till bevakning och Tidsgräns bevakning. |
| Kontrollvärde | Används ej |
| Till bevakning | Används för att styra om ett kontrollerat objekt som inte innehåller förväntat värde ska skickas till steget Invänta Inleverans för bevakning att villkoret (kontrollvärdet) uppnår förväntad status/värde. |
| Tidsgräns bevakning | Används för att styra hur lång tid en faktura ska ligga för bevakning och inväntande av kontrollkolumnens värde uppnår förväntad status/värde. När angiven tidsgräns har passerat så kommer fakturan att automatiskt skickas till kön för Kontrollera order. |
| Datatyp | Används för att ange vilken typ av data som aktuellt objekt förväntas innehålla. Används främst vid konfiguration och tillägg av nya orderradsobjekt utöver dessa standardfält. |
| Konteringsdimension | Används för att koppla fält vid automatkontering. |
| Ingår i radidentifierare | Används för att ange om fältet är identifierare om raden ska uppdateras. |
Lägg till nytt artikelradsobjekt på ordern
För att lägga till nytt artikelradsobjekt på orderns artikelrad, klicka på knappen Ny överst på sidan.
Formuläret är detsamma som vid konfiguration av befintliga objekt på orderns artikelrad. Fyll i uppgifterna för att konfigurera objektet och spara.
Ta bort befintligt artikelradsobjekt på ordern
För att ta bort ett befintligt artikelradsobjekt på ordern, klicka på aktuellt objekt och välj Ta bort-knappen.
Konfiguration av artikelrad faktura
Via funktionen Import - Inköpsintegration - Artikelrad faktura sker konfiguration av artikelradens objekt på fakturan. Som standard är inga objekt konfigurerade här utan detta måste göras från grunden.
En normal/standardmässig uppsättning av artikelradsfält omfattar följande:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Ordernummer | Det ordernummer som respektive artikelrad tillhör. Olika ordernummer kan förekomma på olika artikelrader på fakturan (d.v.s. samlingsfakturor stöds) |
| Artikelnummer | Tolkat artikelnummer på artikelraden. Om både leverantörens och kundens artikelnummer ska hanteras och matchas så kan ett ytterligare artikelnummer enkelt läggas till. Se vidare avsnitt om att lägga till ytterligare artikelradsobjekt nedan. |
| Antal | Fakturerat antal av aktuell artikel. Enheten för antalet (st, meter, kg etc.) krävs ej för matchningen. |
| A-pris | Artikelns styckepris. |
| Belopp | Summan av antalet artiklar*A-pris. |
Lägg till nytt objekt på fakturans artikelrad
För att lägga till nytt artikelradsobjekt på fakturans artikelrad, använd knappen Ny överst på sidan och följande formulär visas:
Följande fält visas:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Aktiv | Används för att aktivera/inaktivera ett upplagt artikelradsobjekt. |
| Lås fält | Bestämmer om fältet ska kunna redigeras på fakturan. |
| Visningsnamn | Den rubrik som visas på artikelradsobjektet på fakturan i MediusGo. |
| Visningsbeskrivning | Den beskrivning av artikelradsobjektet som visas när musmarkören placeras på kolumnrubriken i MediusGo. |
| Visningsordning | Styr i vilken ordningsföljd (internt bland objekten på fakturans artikelrad) som aktuellt objekt ska presenteras vid öppnande av fakturan i MediusGo. |
| Position | Här anges på vilken position i fakturans transferfil (efter konvertering till MediusGo internt format via MediusGo Managers FileParser funktion) som aktuellt objekt är placerat. |
| Synlig | Styr om objektet är synligt på fakturan eller inte. |
| Obligatorisk | Styr om objektet måste innehålla ett värde, faktura vars objekt saknar värde i ett obligatoriskt fält kan inte matchas korrekt. |
| Sökbar | Anger om objektet ska vara möjligt att använda som fält vid sökning av fakturor i MediusGosökfunktion |
| Datatyp | Används för att ange vilken typ av data som aktuellt objekt förväntas innehålla. |
| Orderkolumn | Används för att ange vilken kolumn på orderns artikelrad som objektsvärdet ska kontrolleras/matchas mot. |
| Tillåt ändring | Används för att styra om artikelradsobjektet ska vara möjligt att redigera eller inte. |
| Kontroll | Används för att ange om objektet ska kontrolleras mot ordern eller inte. Om detta fält ges värdet Kontrollera värde måste även fälten Mottagarkö vid fel och Kontrollordning definieras. Se vidare nedan. |
| Mottagarkö vid fel | Används för att välja till vilken kö som fakturan ska skickas om aktuellt objekt vid matchning har ett avvikande värde som överstiger aktuella tillåtna avvikelser. |
| Kontrollordning | Anger i vilken ordningsföljd som objekten ska kontrolleras. |
| Avvikelse nedåt (auto) | Här anges hur stor avvikelse i % som aktuellt objekt får ha nedåt mot motsvarande objektsvärde på orderns artikelrad. Avvikelse nedåt kan inte anges för de fasta objekten Ordernummer och Artikelnummer. |
| Avvikelse uppåt (auto) | Här anges hur stor avvikelse i % som aktuellt objekt får ha uppåt mot motsvarande objektsvärde på orderns artikelrad. Avvikelse uppåt kan inte anges för de fasta objekten Ordernummer och Artikelnummer. |
| Avvikelse nedåt | Här anges hur stor avvikelse nedåt som aktuellt objekt får ha mot motsvarande objektsvärde på orderns artikelrad vid manuell matchning i aktuellt kontrollsteg. D.v.s. hur stor avvikelse som användaren får tvinga igenom. Avvikelse nedåt kan inte anges för de fasta objekten Ordernummer och Artikelnummer och fältet aktiveras endast när fältet Kontroll har värdet Kontrollera värde. |
| Avvikelse uppåt | Här anges hur stor avvikelse uppåt som aktuellt objekt får ha mot motsvarande objektsvärde på orderns artikelrad vid manuell matchning i aktuellt kontrollsteg. D.v.s. hur stor avvikelse som användaren får tvinga igenom. Avvikelse uppåt kan inte anges för de fasta objekten Ordernummer och Artikelnummer och fältet aktiveras endast när fältet Kontroll har värdet Kontrollera värde. |
| Ändringsformel | Här kan en beräkningsformel definieras som används om aktuellt objektsvärde ändras manuellt av handläggaren på fakturan. Använd knappen till höger om fältet för att öppna formuläret för att skapa formeln. |
| Ändringsresultat | Här anges var resultatet av objektets beräkningsformel ska presenteras. Även ändringsresultatet kan innehålla en beräkningsformel vilken skapas via ett likadant formulär som används för ändringsformeln enligt ovan. Enligt exemplet ovan för ändringsformeln A-pris*antal, skulle det naturliga vara att ange att ändringsresultatet presenteras i fältet Belopp. |
| Kontrollformel | Här kan en formel definieras för objektet som systemet utför i samband med den automatiska matchningen som utförs på fakturan vid import. Formeln definieras i ett likadant formulär som används för ändringsformeln enligt ovan. |
| Uträkningsformel | Här kan en uträkningsformel definieras som används för att beräkna objektets värde i samband med automatisk matchning vid import av fakturan. Formeln definieras i ett likadant formulär som används för ändringsformeln enligt ovan. |
| Matchningsvärde | Används vid fall där två olika dimensionsvärden ska summeras/beräknas för att matcha mot ett orderradsobjekt. T.ex. i fall där befintlig inleverans och manuellt utförd inleverans. |
Konfigurera ändringsformel
Till höger om fälten Ändringsformel, Ändringsresultat, Kontrollformel, Uträkningsformel och Matchningsvärde finns en knapp för att öppna ett formulär för att skapa beräkningsformler. Klicka på knappen och följande formulär öppnas:
För att skapa en beräkningsformel:
- Välj ett artikelradsobjekt med hjälp av droplisten
- Lägg till objektet med Lägg till -knappen.
- Välj operator med någon av knapparna (+, -, *, (, ), /) för att skapa den formel som ska användas vid manuell ändring av objektvärdet.
Genom att kombinera objektsvärden och operatorer så kan en formel skapas som beräknas vid ändring av objektets värde. Exempel:
Knappen CE används för att ta bort hela den skapade formeln.
Exempel på ändringsformel är för objektet Pris, med formeln Pris*antal.
På samma sätt kan en ändringsformel för objektet Antal finnas med formeln Pris*antal.
Avsluta med att klicka på Spara-knappen.
Ta bort befintligt artikelradsobjekt på fakturan
För att ta bort ett befintligt artikelradsobjekt på ordern, klicka på aktuellt objekt och välj Ta bort -knappen.