När fakturan är kontrollerad, ev. korrigerad avseende fakturadata och konteringsrader ska den skickas vidare i arbetsflödet via knappen Skicka.
Avbryt/Skicka och öppna nästa faktura automatiskt
Genom att markera kryssrutan Öppna nästa faktura automatiskt kommer en ny faktura att visas direkt efter att en faktura skickats vidare eller vid val av Avbryt. Detta till skillnad från om kryssrutan inte är markerad, då Skicka/Avbryt innebär att arbetskön visas igen för manuellt val av faktura att hantera.
Vid klick på Skicka–knappen visas följande formulär:
Skicka-alternativ
Här markeras det steg till vilket fakturan ska skickas. Vilka alternativ som visas i det här fältet är beroende av vilket steg fakturan befinner sig i och hur systemet är konfigurerat.
Bevakning
När fakturan befinner sig i stegen kontering, sakgranskning och attest finns alternativet Bevakning vilket innebär att fakturan behålls i arbetskön men byter status till "Bevakning [steg]". Detta görs för att enklare kunna sortera bort de fakturor som är under bevakning (om man har stor mängd fakturor i arbetskön)
Skriv meddelande
I detta fält kan meddelande skrivas vilket sparas med fakturan och visas för efterkommande handläggare. Funktionen är samma som i fakturafönstrets sektion Meddelanden.
Statusmeddelande
Beroende på vilket alternativ som väljs kan ett statusmeddelande visas som förtydligar om några förbehåll finns för det valda skicka alternativet, t.ex. vid val att skicka till utredning visas ”Meddelande krävs”
Övriga alternativ
Utöver de övergripande alternativen enligt ovan finns följande tilläggsalternativ:
| Till Kopia | Funktionen används för att ange om någon användare ska få fakturan för kännedom efter att den behandlats färdigt och blivit definitivbokad. Vid användande av funktionen öppnas ett formulär för att välja kopiamottagare. Dessa skapas och kopplas via administrationsverktyget. |
| Faktura ska krediteras | Funktionen används för att markera att en faktura ska invänta en kreditering innan den definitivbokas. Se vidare i kapitlet Invänta kredit. |
| Starta om fakturan | Används om en faktura tex är importerad till fel bolag. Kryssboxen aktiveras när alternativet makulera är valt i Ankomstregistrering eller annullering är valt i Utredning. Alternativet kräver att meddelande om orsak till makuleringen/annulleringen anges, samt att bolag väljs för omstart av fakturan. |
Välj mottagare
För att kunna skicka fakturan vidare i arbetsflödet ska en eller flera mottagare väljas. Följande skicka vidare alternativ kan utföras utan att mottagare anges:
- Utredning
- Betalning
- Bevakning
Om listan med adressater är lång kan sökning utföras via sökfältet.
Markera aktuellt begrepp du vill söka en användare med och skriv i fältet. Första användare som har aktuellt värde i sökfältet markeras i listan, ju fler tecken som skrivs in desto bättre precision.
Tillgängliga/valda mottagare
I listan Tillgängliga mottagare visas de mottagare som kan väljas.
I listan Valda mottagare visas de mottagare som valts för aktuellt skicka vidare alternativ. Användare kan vara förvalda när formulärt öppnas,läs mer om vad som styr detta i artikeln Vem föreslås som mottagare.
Välj en eller flera (för val av flera samtidigt; håll nere shift eller ctrl och klicka på de mottagare som ska väljas) mottagare och lägg till dem i listan Valda mottagare via >>-knappen.
FavoriterNär fakturan ska skickas till sakgranskning visas droplisten Favoriter under listan med tillgängliga mottagare. Bocka för användare och dessa hamnar överst bland tillgängliga användare (under eventuella gruppköer). |  |
Adressering med hjälp av flödesmall
Genom användande av flödesmallar kan helt fördefinierade adresseringsvägar förberedas för valda/lämpliga fakturor. En flödesmall kan innebära att en faktura har färdiga förslag på mottagare/adressater i ett eller flera steg i flödet.
Administration av flödesmallar (skapa nya och redigera befintliga) sker via administrationsverktyget, läs mer om detta i artikeln Flödesmallar
För att välja en flödesmall vid adressering används droplisten Flödesmall.
För att visa hur adresseringen i flödesmallen ser ut används knappen Visa adressater, varvid alla steg i flödet inkl. mallens adressater visas:
Skicka fakturan vidare
När skicka alternativ, övriga alternativ och adressater är angivna skickas fakturan vidare genom klick på OK–knappen. Avbryt skicka vidare formuläret genom klick på Avbryt-knappen.