Allmänt

Steget Kopia utgör en möjlighet att i systemet distribuera fakturor till andra mottagare än de som ska utföra den grundläggande fakturabehandlingen (kontering, sakgranskning och attest). Exempel på kopiaköer kan t.ex. vara:

• Kopia för vidarefakturering
• Kopia för anläggningsregistrering
• Kopia för projektuppföljning

Kopiamottagaren erhåller fakturorna först efter att den grundläggande behandlingen är klar och fakturan är definitivbokad i ekonomisystemet.

Skapa egna kopiaköer

Egna verksamhetsunika kopiaköer kan skapas och namnsättas i administrationsverktyget.

Se vidare i artikeln Köer.

Att skicka en faktura till kopiamottagare

Valet att skicka en faktura till en kopiamottagare kan göras på två sätt:

• Manuell adressering till kopiamottagare i samband med att fakturan skickas vidare till nästa steg i flödet av en handläggare.
• Automatisk styrning till kopiamottagare baserat på regler som skapas i administrationsverktyget. Se vidare i artikeln Sätta upp kontrollsteg.

Manuell adressering till kopiamottagare

Manuell adressering till kopiamottagare kan göras i alla steg i arbetsflödet under handläggning av fakturor. Funktionen finns på skicka-formuläret.

Klicka på knappen Kopiamottagare för att välja vilken eller vilka kopiaköer som fakturan ska skickas till. Följande formulär visas:

Markera därefter en eller flera kopiamottagare i listan Tillgängliga mottagare och lägg dem till listan Valda mottagare, avsluta med OK.

Automatisk adressering till kopiamottagare utifrån regelverk

Regler för att automatiskt styra vissa fakturor till kopiamottagare kan skapas i administrationsverktyget. Reglerna kan baseras på följande villkor:

• Alla fakturor
• Fakturor över visst belopp
• Periodiserade fakturor
• Fakturor konterade med visst värde på en given konteringsdimension i konteringssträngen (t.ex. alla fakturor som är konterade på ett angivet konto)
• Fakturor som är handlagda av viss användare (konterad, sakgranskad eller attesterad)
• Fakturor från viss leverantör

Till detta finns även ytterligare variabler för konfiguration av reglerna. Se vidare i artikeln Sätta upp kontrollsteg.