För mindre kunder finns en funktion för manuell registrering av leverantörsfakturorna vilken kan användas istället för tolkningsprogramvara.
Funktionen innebär att fakturorna skannas i valfri skanner och lagras på en fördefinierad katalog på servern.
Möjlighet finns att, i administrationsverktyget, skapa flera köer för manuell registrering om man exempelvis vill ha olika köer för olika bolag.
I systemet finns ett fördefinierat steg i arbetsflödet som heter Manuell fakturaregistrering. Fakturorna i detta steg visas i arbetskön med samma namn, eller i de extra köer för manuell registrering som skapats, en eller flera roller måste därmed ges behörighet till dessa köer.
Registrera faktura
Klicka på en av arbetsköerna för manuell fakturaregistrering, på höger sida av arbetsköfönstret visas information om hur många skannade fakturabilder som finns att registrera och hur många bilagor som finns att koppla.
Klicka på knappen Registrera för att öppna registreringsformuläret.
Vid öppnande av registreringsformuläret visas ovanstående fönster, första fakturabilden i katalogen med de skannade fakturorna visas automatiskt.
Fält för registrering av fakturainformation
Vilka fält för fakturauppgifter som visas är valfria, vilka som ska visas på formuläret styrs via Administrationsverktyget (Systemkonfiguration - Import - Fakturaimportkonfiguration)
Till vänster om varje fält finns en kryssbox vilken kan användas för att behålla aktuellt fälts information under en registreringssession, därmed behöver inte värden som buntnummer, bolag etc. anges på nytt för varje faktura.
Fälten för att registrera en faktura manuellt kan konfigureras/väljas för varje installation, maximalt kan följande fält användas vid manuell registrering av fakturor:
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Buntnummer | Ange ett identitetsnummer för den skannade fakturabunten. Valfritt men bör användas för att möjliggöra återsökning av den fysiska fakturan. |
| Buntdatum | Används för att förtydliga vilket datum bunten är skannad. Valfritt. |
| Bunttid | Används för att förtydliga tidpunkten när fakturabunten är skannad. Valfritt |
| Buntindex | Används för att förtydliga vilken position i fakturabunten som aktuell faktura har. Valfritt |
| Bolag | Ange vilken juridisk enhet som är mottagare av fakturan. Endast de i systemet befintliga bolagen visas i listan. Obligatoriskt |
| Valuta | Ange fakturans valutakod, används om fakturering i olika valutor är förekommande från en och samma leverantör. |
| Leverantörsid1 | Ange leverantörsid, t.ex. postgiro. Obligatoriskt |
| Leverantörsid2 | Ange alternativt leverantörsid t.ex. bankgiro. |
| Leverantörsid3 | Ange alternativt leverantörsid t.ex. VAT nr. |
| Fakturanummer | Ange fakturans fakturanummer |
| Ordernummer | Ange fakturans ordernummer, om sådant finns. |
| Fakturadatum | Ange fakturans fakturadatum |
| Förfallodatum | Ange fakturans förfallodatum. |
| Referens | Ange fakturans referens |
| Momsbelopp | Ange fakturans momsbelopp. |
| Fakturabelopp | Ange fakturans fakturabelopp. |
| Verifikationsnummer | Ange ev. verifikationsnummer för fakturan (om detta ska tilldelas manuellt) |
| Märke | Ange ev. märke som ska anges på fakturan. OBS! fältet Märke presenteras inte i fakturafönstret, det går heller inte att söka fakturor baserat på värde i fältet Märke. |
| Orderfaktura | Ange om fakturan är en orderfaktura (ange 1) eller inte (lämna tomt) |
| Valutakurs | Ange ev. fast valutakurs som ska gälla för fakturan. |
Bläddring mellan skannade fakturabilder
För att bläddra framåt/bakåt bland de skannade (och ännu inte registrerade) fakturabilderna används knapparna ovanför bilden.
- Klick på < -knappen innebär växling till närmast föregående bild
- Klick på << -knappen innebär växling till första bild
- Klick på >> -knappen innebär växling till sista bild
- Klick på > -knappen innebär växling till nästa bild
Lägg till bild
Registrera informationen i fälten enligt ovan, för att spara visad bild med aktuell information - klicka på knappen Lägg till bild.
Nästa skannade fakturabild visas därefter automatiskt, den registrerade fakturainformation ligger dock kvar. För att lägga till även nästa bild till samma fakturadata - klicka på nytt på knappen Lägg till bild.
Registrera nästa faktura (ny)
För att registrera ny faktura - klicka först på knappen Ny faktura
varvid alla fälten med fakturadata töms (utom de som markerats i kryssrutan först på raden).
Radera skannad bild
Om någon av de skannade fakturabilderna är felaktig och ska tas bort görs detta via knappen med Ta bort överst på sidan.
Slut på bilder att registrera
När sista bild i katalogen är registrerad visas följande meddelande: 
Välj OK för att direkt importera alla registrerade fakturor.
Välj Avbryt för att avsluta registreringen utan att importera de registrerade fakturorna
Importera registrerade fakturor
När alla fakturor är registrerade ska de importeras, detta kan antingen göras direkt i samband med att sista bilden är registrerade enligt ovan, eller i efterhand enligt något av följande alternativ:
- Import av en faktura i sänder. Import av en faktura i sänder kan utföras genom att öppna fakturan i arbetskön för manuell registrering och i fakturafönstret som visas välja att importera fakturan genom klick på Importera-knappen.
- Samtliga fakturor i listan kan importeras via knappen Importera alla som visas i arbetskön.
Redigera registrerade fakturor som ännu inte importerats
Fakturor som är registrerade men inte importerade kan korrigeras, både avseende registrerad fakturadata samt vilka bilder som tillhör fakturan.
Öppna aktuell faktura i arbetskön och välj knappen 
.
Följande alternativ finns:
- Radera bild
Används för att helt radera en bild (innebär att bilden tas bort även från katalogen med skannade fakturabilder och måste skannas om för att kunna registreras på nytt). - Ta bort faktura
Åtgärden innebär att hela fakturan med alla bilder och registrerade grunddata tas bort från systemet. - Ta bort bild från fakturan
Används för att ta bort enstaka bild från den registrerade fakturan, borttagna bilder återgår till funktionen manuell registrering och kan registreras in som nya fakturor, eller bilagor till andra fakturor.