Fakturor som identifieras som orderfakturor och där orderraderna helt eller delvis är inlevererade presenteras i kön Kontrollera order.  

På fliken Artikelrader visas meddelanden om matchningen gått bra eller om eventuella problem uppstått.

Matchning utan påträffade avvikelser

Om matchningen automatiskt eller efter justering enl. nedan inte påträffar några avvikelser visas matchningsmeddelandet: Inget fel vid matchning mot order samt att beloppet vid Kvar att fördela: är 0.00. Fakturan kan då skickas direkt för betalning (under förutsättning att man inte har konfigurerat så att alla orderfakturor alltid ska attesteras)

Systemet kan konfigureras så att fullständigt matchade fakturor automatiskt skickas till betalning. Detta görs i administrationsverktyget med systemparametern AllowAutoOrder.

Övriga meddelanden

Följande åtgärder/funktioner kan användas för att justera en faktura som inte matchar mot inleveranserna, nedan beskrivs ett antal typfall - dessa är inte heltäckande och variationer förekommer beroende på vilket inköpssystem som är integrerat och hur integrationen är konfigurerad.

Vid redigering av konteringsrad eller artikelrad på en matchad faktura så måste man alltid klicka på knappen Utför kontroll för att få ett nytt matchningsresultat efter justeringarna. Knappen finns både på fliken Konteringsrader och på fliken Artikelrader

I vissa inköpssystem kan man behöva göra justeringar på ordern istället för att göra justering på fakturan i MediusGo och när den justerade ordern/inleveransen är uppdaterad i MediusGo kan fakturan matchas om.

Fakturan saknar artikelrader.

Detta kan bero på att fakturan kom in i MediusGo innan inleveranserna blev överförda från inköpssystemet.

Möjliga åtgärder:

Alternativ 1: Klicka på knappen Hämta rader från order vars funktion är just att hämta samtliga inleveransrader som finns på aktuell inköpsorder.

Alternativ 2: Lägg till rader manuellt

Klicka på knappen Ny rad och dubbelklicka i fältet för ordernr på den nya raden. Ett nytt formulär öppnas där de artikelrader med aktuellt ordernr som inte är kopplade mot annan faktura visas.

Markera de rader som hör till fakturan genom att bocka i kryssrutan till vänster på raden. Välj därefter om befintliga artikelrader ska behållas eller ersättas och klicka på knappen Kopiera.

Summan av nettokonteringsrader misstämmer med fakturabeloppet.

Restbeloppet Kvar att fördela visas både på fliken Konteringsrader och fliken Artikelrader - samma belopp avses och fördelningen kan, beroende på inköpssystem, ske antingen genom att justera belopp på artikelrader, eller genom att skapa nya konteringsrader på fakturan.

Exempel:

• Om matchningsdifferens understiger en enhet i aktuell valuta
  Om matchningen resulterar i att differens kvarstår som understiger en enhet i aktuell valuta (t.ex. mindre än 1 kr) så kan detta automatkonteras av systemet vid matchningen. För att detta ska fungera ska ett konteringsförslag finnas uppsatt på bolagsnivå som är av radtypen Öresavrundning.
• Påslag finns på fakturan som inte finns på inköpsordern i form av t.ex. frakt, emballage, pallavgift etc.
  Påslag hanteras i vissa inköpssystem genom att konteras som omkostnad på konto för frakt eller emballage på fakturan, dessa konteringsrader måste attesteras manuellt. Genom att sätta upp toleransnivåer i administrationsverktyget och skapa ett konteringsförslag med radtypen Påslag kan avvikelser inom vissa gränser automatkonteras, tex 5% av fakturabeloppet dock max 50 valutaenheter.
• Styckepriset på fakturan är inte samma som inköpsorderns/inleveransens styckepris.
  Om fakturans styckepris avviker från inköpsorderns styckepris men är korrekt och ska accepteras, justera radbeloppet på aktuell rad (ej styckepris som ska vara inaktiverat för redigering - nytt styckepris räknas ut automatiskt när radbeloppet är justerat). Utför denna kontroll och justering på samtliga artikelrader vid behov.
• Fakturan är en delfaktura av flera som avser en av orderns delleveranser och matchningen har identifierat/hämtat rader från flera/samtliga inleveranser på ordern
  Kontrollera fakturabilden och jämför dess specificerade artikelrader med de inleveransrader som är hämtade till fakturan av matchningen. Ta bort överflödiga/felaktiga rader som inte tillhör aktuell faktura genom att klicka på krysset till vänster på artikelraderna tills att de rader som finns på fliken Artikelrader stämmer med fakturabildens artikelrader.
• Fakturan är en samlingsfaktura för flera olika inköpsordrar av vilka endast en är tolkad och använd för den automatiska matchningen.
  Skapa ny artikelrad genom att klicka på knappen Ny rad och skriv in nästa ordernummer som ska matchas enl. fakturabilden. Dubbelklicka på raden och formuläret som visas kommer att lista alla tillgängliga inleveranser som går att matcha på fakturan.

Markera de orderrader som är aktuella för fakturan och markera vid kopieringen alternativet Behåll befintliga rader på fakturan. Upprepa för resterande ordernummer som finns på fakturabilden tills att samtliga aktuella orderrader för resp. ordernummer är hämtade. Utför vid behov kompletterande justeringar enl. denna lathund om nya matchningsavvikelser uppstår enl. punkterna ovan.

Det finns rader från ordern kopplade till andra fakturor

Om flera fakturor finns med samma ordernr kan rader som hör till aktuell faktura vara kopplade till en annan faktura och när detta inträffar blir knappen till höger om Hämta rader från order röd. Klicka på den knappen för att öppna en lista med de fakturor det gäller.

Klicka på en faktura i listan och sedan på knappen Frisläpp rader på den faktura som öppnas.

När alla rader som hör till fakturan har frisläppts klickar man på knappen Hämta rader från order och sedan på Utför kontroll för att göra en ny matchning.

Skicka faktura vidare till inköpare för utredning/kontroll och beslut om justering

Möjlighet finns att konfigurera MediusGo så att en matchad faktura i kön Kontrollera order kan skickas vidare till steget Inköpare och aktuell inköpsansvarig som då kan ta över och göra detaljerade bedömningar/beslut mm. för hur en faktura ska matchas eller justeras.

För sådan faktura - välj Skicka och alternativ Inköpare:

Orderns inköpare är förvald som adressat och klicka på OK för att skicka fakturan till inköparen, det är även möjligt för inköparen att på motsvarande sätt returnera en faktura tillbaka till kön Kontrollera order.

Hur ni lägger till mottagare som valbara Inköpare kan ni läsa i artikeln Administration av ordermatchning