Allmänt
Fakturor kan styras till matchning antingen om de tolkats med artikelrader eller med ett inköpsordernummer i fakturahuvudet. Vad som avgör om en faktura ska betraktas som en orderfaktura sätts upp av systemparametrar i Administrationsverktyget.
Ordernr som tolkats presenteras i fakturahuvudet på en öppnad faktura:
Det går att installera en kontroll i systemet för att säkerställa att det tolkade värdet uppfyller kraven för att vara ett giltigt inköpsordernummer, t.ex. i form av att det är 7 tecken långt och inleds med prefix "PO" ex. PO12345. Kontrollen heter OrderNoMasks och om den är inlagd eller ej framgår i administrationsverktyget under Systemkonfiguration - Integrationskonfiguration. Om kontrollen av ordernumret finns och en faktura inkommer som inte uppfyller villkoren kommer den att importeras som en omkostnadsfaktura och visas i kön Ankomstregistrering.
Korrekt identifierad orderfaktura presenteras normalt i någon av arbetsköerna Kontrollera Order eller Invänta Inleverans.
Redigera ordernumret i fakturahuvudet
Om en faktura har ett felaktigt tolkat ordernummer eller om ordernumret på fakturabilden inte har tolkats alls kan detta registreras manuellt via fliken Övrigt i fakturahuvudet.
Korrigera/ange inköpsordernumret, om fakturan innhåller flera ordrar separeras ordernumren med ett kommatecken, spara sedan via Spara-knappen i den översta menyraden så uppdateras fältet Order/inköpsnr i fakturahuvudet.
Artikelrader
På en orderfaktura finns det två flikar i nedre delen av fakturafönstret, en för konteringsrader och en för artikelrader. Vilka kolumner som visas på fliken Artikelrader baseras på vilket inköpssystem som används och bestäms i administrationsverktyget (Systemkonfiguration-Import-Inköpsintegration-Artikelrad faktura) vid uppsättning av systemet.
För att få mer information om en artikel kan man dubbelklicka på raden. Då öppnas formuläret Sök order med fler kolumner, vilka kolumner som visas baseras på vilket inköpssystem som används och bestäms i administrationsverktyget (Systemkonfiguration-Import-Inköpsintegration-Artikelrad order) vid uppsättning av systemet.
Om orderfaktura felaktigt har inkommit till Ankomstregistrering
Om en orderfaktura har hamnat i Ankomstregistrering för att formatet på ordernumret är felaktigt eller att ordernr saknas och du vill flytta den till Kontrollera order gör så här:
- Lägg in/justera ordernumret enl. ovan beskrivning och spara fakturan.
- Skicka fakturan vidare och välj Kontroll mot inköpsorder som skicka-alternativ högst uppe i formuläret. Meddelande måste anges om orsaken till att fakturan flyttas till ordermatchningsflödet.
- Skicka fakturan vidare med klick på OK-knappen.
När orderfakturan startas om så genomgår den automatisk matchning och presenteras i någon av köerna Kontrollera order eller Invänta inleverans.
Om omkostnadsfaktura felaktigt har inkommit till Kontrollera order
På motsvarande sätt som ovan, redigera eventuellt inköpsordernumret i fakturahuvudet enl. ovan och skicka fakturan vidare, välj Omkostnadsflöde på skickaformuläret. Meddelande måste anges om orsaken till att fakturan flyttas till omkostnadsflödet. Skicka därefter med klick på OK-knappen.
