Allmänt
För att kunna hitta igen en faktura i flödet eller i arkivet används funktionen Sök. Klicka på Sök i den svarta kolumnen till höger 
Följande fönster öppnas:
Formuläret innehåller flera flikar:
- Sök: som möjliggör sökning på ett flertal olika fält.
- Fritext: ger möjlighet att söka bland alla fakturor med ett begrepp.
- Sekretess: som möjliggör återsökning av fakturor som är sekretessbelagda. Endast användare med behörighet att söka sekretessbelagda fakturor har tillgång till denna flik.
Använda sökfunktionen
Indelning av sökfälten enligt huvudrubriker
Följande huvudrubriker används för att indela de fält som är möjliga att använda för återsökning:
| Huvudrubrik | Typ av fält |
|---|---|
| Begränsa sökningen till senaste året | Bocka i denna ruta om du bara vill söka bland senaste årets fakturor |
| Favoriter | Fält som användaren väljer att aktivera som favoritfält. Lägg till ett fält till favoritlistan genom att klicka på stjärnan till vänster om fältet.
|
| Faktura – huvudinformation | Fält som är kopplade till fakturorna på huvudnivå. Här finns också ett fält för att fritextsöka på PDF-fakturor. Skriv exempelvis "Iphone" och få upp alla fakturor där detta finns specificerat på fakturan. |
| Bokföring | Fält som är kopplade till fakturornas bokföring (bokföringsdatum, verifikationsnummer etc.). |
| Dokumentdata | Fält som är relaterade till det grundläggande fakturaverifikatet/dokumentet (buntnummer etc.). |
| Handläggare | Fält som är relaterade till de användare som handlagt fakturan (sakgranskare, attestant). Ange användarnamn vid sökning. |
| Kontering | Fält som är relaterade till hur fakturorna är konterade, dvs. konteringssträngens olika dimensioner. OBS! det går endast att söka i ett bolag åt gången. |
| Fakturastatus | Alternativ för vilken status fakturan ska ha. |
| Anpassad status | Ytterligare alternativ för vilken status fakturan ska ha. Alternativen i denna droplist skapas i administrationsverktyget, finns inga alternativ skapade är droplisten inte synlig. OBS! det går endast att söka i ett bolag åt gången. |
Val av bolag
Innan sökningen startas måste man välja vilket bolag som sökningen avser. Bolaget väljs överst på sidan genom att flytta bolag från rutan Tillgängliga bolag till rutan Valda bolag.
Flytta ett bolag genom att dubbelklicka på det eller genom att markera det och använda de enkla pilarna. Genom att använda de dubbla pilarna flyttas samtliga bolag. Finns bara en juridisk enhet väljs den automatiskt.
Ange sökvillkor
- Sökning sker genom att fylla i värden för de fält som är kända. Ett eller flera fältvärden i kombination kan anges.
- ”Wildcards” kan användas och skrivs in som * eller % vilket symboliserar ett eller flera okända tecken.
T.ex. kan alla fakturor från en viss leverantör där endast del av leverantörsnamnet är känt sökas enligt följande: *Shell*
Sökningen kommer att lista alla fakturor från leverantörer vars namn innehåller Shell. - Vill man söka efter delade fakturor skriver man *[_]* i fältet för fakturanr.
- Om sökning ska göras som kräver att ett fält inte får innehålla något värde kan detta anges genom att skriva in ett minustecken i fältet.
Exkludera värden
Om man vill exkludera vissa värden vid sökning, exempelvis vill man se fakturor från en leverantör men inte från ett visst datumintervall. Klicka på den grå symbolen
efter fältnamnet och symbolen ändrar färg
för att markera att fältvärdena exkluderas.
Visa sökresultat
Sökresultatet visas till höger på bilden i form av en lista:
Sökresultatet på skärmen är begränsat till 1000 fakturor och om sökningen omfattar fler fakturor visas meddelandet:
Om Du vill se alla, som i exemplet ovan, 1353 fakturorna markerar du kryssrutan Visa i Excel och får då ut alla fakturorna i samma lista, med de kolumner du valt på skärmen. Om inget exceldokument öppnas behöver Du begränsa sökningen för att få ett resultat med färre fakturor.
Kryssrutan kan givetvis användas för alla sökresultat man vill se i Excel, inte bara de med stort antal.
Summering av sökresultat
Överst visas en summering av sökresultatet omfattande:
- Totalt antal fakturor i sökresultatet
- Fakturabelopp inkl. moms i lokal valuta (för samtliga fakturor i sökresultatet)
- Fakturabelopp exxl. moms i lokal valuta (för samtliga fakturor i sökresultatet)
- Momsbelopp i lokal valuta (för samtliga fakturor i sökresultatet)
Kolumner som presenterar fakturorna i sökresultatet
Vilka kolumner som ska visas i sökresultatet väljs på formuläret Inställningar som öppnas via en ikon i den svarta kolumnen.
Adressat vid flera samtidiga mottagare
Om flera mottagare finns på fakturan i aktuellt steg visas värdet Flera.
Genom att placera muspekaren över detta värde visas en tooltip med de användare som har fakturan.
Öppna sökt faktura
Välj att titta på önskad faktura genom att klicka på aktuell rad.
All fakturainformation kan visas/läsas på öppnad sökt faktura, beroende på inställningar kan viss information redigeras. Har du valt att visa sökresultatet i Excel öppnas fakturan via en länk i slutet på varje rad.
Öppna sökresultat i MS Excel
Samma lista som kan skrivas ut kan även väljas att presenteras i MS Excel genom att klicka på knappen Excel. Genom att markera Inkludera konteringsrader vid: kan även fakturornas konteringsrader föras över för presentation i Excel.