Allmänt

Till detta steg inkommer fakturor som vid import till systemet inte kan matchas mot en leverantör i leverantörsregistret.

Orsaken till detta kan vara något av följande:

• Leverantören är ny och finns inte upplagd i leverantörsregistret. Första gången en faktura inkommer från en ny leverantör märks den upp med etiketten Ny leverantör i arbetsköfönstret.
• Leverantörens id är feltolkat och träff har därför inte kunnat fås vid matchning

Öppna en faktura i kön Leverantörsregistrering genom att klicka på kön och därefter på en faktura i denna kö.
Expandera sektionen Faktura och följande formulär visas:

LeverantörsID

MediusGo kan hantera tre olika begrepp som leverantörsid; Postgiro, Bankgiro eller annat id. Identifiering av leverantören för en faktura sker alltid på alla dessa tre begrepp, i en ordning som fastställs i administrationsverktyget.
Det tredje leverantörsid-begreppet används främst på utländska leverantörer där bankgiro och postgiro saknas. T.ex. kan annat unikt id anges såsom telefonnummer, eller organisationsidentitet.

Funktioner

• Ändra det tolkade värdet för leverantörsid manuellt (vid feltolkat värde)
• Manuellt hämta och koppla fakturan till en befintlig leverantör i leverantörsregistret.
• Välja leverantör i en lista när flera leverantörer matchar.
• Godkänna fakturan och skicka den vidare.
• Makulera fakturan.

Korrigera tolkat leverantörsID

Kontrollera först att det tolkade värdet för leverantörsid stämmer med fakturabildens uppgifter. Om inte - korrigera det tolkade värdet, vilket kan göras manuellt direkt i formuläret. Börja skriv ett leverantörnamn eller ett leverantörsID och en filtrerad lista visas.
När felen är korrigerade och fakturan skickas vidare utför systemet förnyad kontroll och fakturan kan återkomma till leverantörsregistreringen om något fel kvarstår. Om leverantören kan kopplas skickas fakturan vidare till Ankomstregistrering alternativt Felkö för fakturaimport om något annat fel finns på fakturan.

Hämta och koppla ett befintligt leverantörsID till fakturan

Klicka på den blå knappen till höger om respektive fält för att öppna sökformuläret och hämta aktuellt leverantörsid.

Sökfälten på formuläret kan heta olika beroende på inställningar i administrationsverktyget. ID och Namn finns alltid och de övriga fälten motsvarar fälten Leverantörsnr 1-4 i leverantörsregistret.

Skriv ett värde i något av fälten och klicka på Sök.

Markera därefter aktuell leverantör i listan som visas och klicka på OK för att koppla leverantörens id.

Flera leverantörer matchar

Om flera leverantörer matchar visas en lista med de leverantörer som är aktuella.

Markera en leverantör i listan och klicka på Skicka.

Spärrade leverantörer

När en faktura kommer in från en spärrad leverantör måste den godkännas i Leverantörsregistreringen innan den kan skickas vidare in i flödet.

Detta gör man genom att bocka i rutan Godkänn spärrad leverantör under sektionen Övrigt.

Skicka fakturan vidare

När leverantörsid är korrigerat/kopplat kan fakturan skickas vidare. Välj knappen Skicka och följande formulär visas:

För att skicka fakturan vidare - välj Godkänn och klicka därefter på OK.

Makulera faktura

Om fakturan ska makuleras görs detta via alternativet Makulera (innebär att den tas bort från arbetsflödet och vidare handläggning, den finns dock kvar och går att söka i systemets sökfunktion).
Vid val att makulera fakturan visas i statusfältet att systemet kräver ett meddelande där orsak till makuleringen anges.

Bunthantering

Om ett stort antal fakturor inkommer från samma leverantör i leverantörsregistreringskön ger funktionen för bunthantering av leverantörsregistrering ett bra stöd.
Buntformuläret nås genom att klicka på Levreg-knappen nedanför fakturalistan i kön Leverantörsregistrering i arbetsköfönstret.

Nedanstående formulär visas:

Markera därefter de fakturor från aktuell leverantör som ska godkännas via kryssrutan Godkänn. Samtliga godkända fakturor skickas vidare i arbetsflödet genom att klicka på Skicka-knappen.
Systemet utför i samband med detta en automatisk kontroll att leverantörsuppgifterna finns registrerade innan fakturorna skickas vidare för ankomstregistrering och attesthandläggning.
Fakturor som vid den automatiska kontrollen inte har leverantörsuppgifterna registrerade returneras till arbetskön för leverantörsregistrering.
Genom att klicka och dra den grå linjen ovanför leverantörsnumren kan utrymmet för raderna göras större/mindre.